5 conseils pour organiser un open-space bien pensé et responsable

Aujourd’hui, l’open-space est l’aménagement le plus fréquent lors d’un déménagement ou réaménagement de bureaux. Il permet de faire des économies financières et peut faciliter le travail au sein des équipes. Cela est vrai seulement si l’aménagement a été bien pensé.

Cela ne suffit pas de proposer un espace commun où des équipes travaillent. Il y a différents axes à aborder afin d’optimiser l’environnement de travail et ainsi la productivité du salarié. On vous présente les 5 points essentiels pour un bon aménagement d’open-space utile et responsable.

1. Diviser son open-space en zones

Aménager un open-space n’est pas chose simple. L’ organisation du travail pourra avoir un impact sur l’ambiance et la motivation de vos collaborateurs.

Il faut donc réfléchir aux différentes synergies entre vos collaborateurs et modes de travail pour favoriser la communication. À ce titre, nous vous conseillons d’organiser un atelier afin d’élaborer les synergies et flux de vos équipes pour les appliquer à vos espaces.

Ainsi, vous pourrez placer vos salariés convenablement en fonction de leurs relations, de leurs besoins et de leurs tâches pour leur simplifier la vie.

Il est également nécessaire de créer des espaces aérés pour vos collaborateurs. Chacun doit pouvoir avoir son espace afin qu’il ait son intimité même en espace ouvert 😉 Cela entre pleinement dans la démarche QVT d’une entreprise.

À noter qu’il n’existe pas d’obligation légale quant aux mètres carrés à attribuer à chaque collaborateur. Une norme AFNOR est en cours de réécriture cette année et permettra de mettre à jour celle déjà existante, plus vraiment adaptée aux usages actuels (elle incluait les unités centrales avec les “écrans-cube” et les téléphones filaires).

2. Penser à traiter l'acoustique des espaces de travail

Travailler toute la journée au milieu de ses collègues peut devenir fatigant selon le bruit ambiant. 19 % des actifs français déclarent que le bruit les dérange. Travailler dans le calme est primordial pour une bonne qualité de vie au travail. Il est donc important de mettre en place des solutions afin d’atténuer le niveau sonore de l’open-space.

Différents choix s’offrent à vous, cumulable ou non, comme des panneaux acoustique séparateurs d’espaces ou positionnés en plafond/mural. Il est également intéressant de prévoir des zones pour s’isoler avec comme objectif – au choix – selon les usages de l’équipe “faire du bruit” ou “se concentrer”. On utilise pour cela des alcôves ou box acoustiques en proximité immédiate ou des espaces cloisonnés dédiés.

3. Offrir de la mobilité aux équipes

Multiplier les espaces pourra permettre à vos collaborateurs de choisir le lieu qui leur convient selon leur besoin du moment.

Vous pouvez ainsi imaginer une multitude d’espaces collaboratifs, tous différents pour que chacun y trouve son bonheur. Cette astuce permet également de rompre la monotonie de certains plateaux de bureaux. Salle de réunion, espace en flex-office ou au contraire place attitrée… à vous de choisir !

N’hésitez pas non plus, si certains collaborateurs sont concernés, à proposer des lieux différents : salles de concentration telles qu’une salle silence ou petite box ou à l’inverse des zones d’échanges très modulables comme des working-café ou salles de créativité.

Le principe d’hybridation peut très bien être une solution qui s’allie à vos open-spaces. Dans un même espace, vous pouvez créer plusieurs utilités avec différentes ambiances grâce à du mobilier de bureau pratique ou amovible. En choisissant par exemple des assis-debout ou du mobilier à roulettes qui permettront de transformer l’utilité d’une pièce en fonction du besoin. Et si vous voulez aller encore plus loin, vous pouvez mettre en place le principe de chronotopie à votre échelle !

4. Mettre en place des démarches d'écoresponsabilité au bureau

De plus en plus d’entreprises, très souvent poussées par leur marque employeur ou par les consommateurs, plébiscitent une éco-responsabilité au bureau avec des engagements RSE de plus en plus forts mis en place, comme des chartes d’achats responsables par exemple.

N’hésitez pas à mettre en place des actions simples pour commencer, des mugs et gourdes individuelles pour la pause café, une véritable zone de tri avec les différents déchets, etc. Et pour aller plus loin, vous pouvez réfléchir à vos engagements sur le réemploi de votre mobilier et les économies possibles concernant vos dépenses énergétiques.

5. Prévoir de la décoration pour un endroit chaleureux

Une bonne organisation des espaces ne suffit pas pour optimiser le travail de vos collaborateurs. La décoration peut avoir un impact sur leurs motivations et participer à l’ amélioration de la qualité de vie au travail.

La décoration peut également aider à fédérer les équipes autour de valeurs communes et à transmettre votre culture d’entreprise. Elle n’est donc pas à faire sans réfléchir en particulier pour de grands espaces. Pour des espaces à la fois pratiques et esthétiques, optez pour des coloris doux afin de booster la créativité (Cf notre article sur l’importance des couleurs).

Vous pouvez par exemple proposer à vos salariés de participer au projet d’aménagement de bureau professionnel, avec un concours photos ou le choix de la décoration dans le cadre d’un management participatif !

Attention cependant à créer une ambiance homogène et à éviter certains écueils. Pensez à la jolie photo de macarons colorés donnant des envies de grignotages aux équipes positionnées à côté 😉

Si l’aménagement de votre open-space respecte bien ces 5 axes, vous avez toutes les chances de constater une amélioration des conditions de travail idéales. Au programme : bon climat social avec une bonne qualité de vie au travail et une optimisation de la productivité des équipes !

L’idée n’est pas de rendre votre espace parfait, mais d’améliorer au mieux la santé au travail et le quotidien de vos collaborateurs en s’adaptant à leurs besoins réels !