Tout ce qu’il faut savoir sur les plans de bureaux

Aménager ses bureaux, ça se prépare. La première chose à faire, c’est de faire le point sur les besoins de l’équipe, quels types d’espace vous souhaitez avoir, etc. Une fois cette étape de préparation terminée, il est indispensable de faire des plans de bureaux pour voir toutes les possibilités d’aménagement qui s’offrent à vous.

Le plan de bureau, à quoi ça sert ?

Définition et objectifs d’un plan de bureau

Un plan de bureau est une carte de votre surface vue de dessus. Vous retrouvez dessus toutes les pièces d’un même étage réunies sur un seul et même document.  Vous trouvez également les portes et tout le mobilier qui sera installé dans votre espace de travail.

Concevoir un plan de bureau vous permet de :

• Optimiser votre espace : vous pouvez efficacement exploiter chaque mètre carré de surface (un véritable Tetris !) et trouver la meilleure configuration pour vos locaux.
• Améliorer la circulation : avec le plan de bureau, pas de congestion ou de blocages inutiles. Une circulation fluide contribue à une meilleure efficacité opérationnelle et favorise la collaboration entre les membres de l’équipe.
• Créer un environnement de travail fonctionnel : l’aménagement définit explicitement les zones de travail collaboratif, les zones de concentration, les salles de réunion, etc.

Votre plan de bureau permet de visualiser en un coup d’œil toutes les configurations d’aménagement qui s’offrent à vous en fonction de vos besoins.

Les avantages d’un plan de bureau bien conçu

Cette étape est l’une des plus importantes de votre projet, car tout le reste de votre aménagement dépend du plan de bureau. Mais en réalité, comment le plan de bureau impacte votre entreprise ?

• Améliore la productivité : un espace correctement aménagé privilégie la collaboration entre les employés, permet de réduire les distractions et créer un environnement de travail qui encourage la concentration et la créativité.
• Bien-être des employés : un environnement de travail bien pensé, avec des espaces lumineux, aérés et ergonomiques, contribue au bien-être des employés. Un plan de bureau peut également intégrer des zones de détente, des espaces verts ou des salles de repos.
• Véhicule votre image de marque et votre attractivité : un bureau est souvent le premier point de contact entre une entreprise et ses clients, partenaires ou candidats potentiels. Un plan de bureau esthétique et fonctionnel renvoie une image positive de l’entreprise, renforçant ainsi sa réputation et son attractivité.

En résumé, un plan de bureau bien conçu est un investissement qui peut avoir un impact significatif sur la performance globale de l’entreprise, en favorisant la productivité, le bien-être des employés et son image de marque.

Sélectionner le type d’aménagement adapté

Avant de vouloir choisir votre mobilier, vous devez vous demander quels types d’aménagement vous voulez entre : le flex office, le spaceplanning et le space management. Ensuite, vous pouvez choisir vos meubles. Certes, il peut être difficile de s’imaginer dans un espace qui est encore au stade de travaux. Le plan de bureau est le meilleur moyen de visualiser vos espaces. Ainsi, vous pouvez facilement préparer la suite de votre aménagement.

Nos critères de sélection pour un aménagement efficace

Pour choisir la meilleure solution d’aménagement, il y a plusieurs données à prendre en compte. Chaque indicateur doit garantir un environnement de travail optimal pour votre équipe et qui répondent aux besoins spécifiques de votre structure. Voici quelques critères à considérer :

• Analyser les besoins uniques de l’entreprise : en termes d’espace de travail, de flux de travail et de culture d’entreprise est crucial.
• Flexibilité : un mobilier qui s’adapte facilement aux évolutions organisationnelles. Les configurations de bureau modulaires et les meubles flexibles permettent une adaptation rapide aux changements de besoins et de structures.
• Ergonomie : des postes de travail ergonomiques, des sièges réglables en hauteur et des espaces de détente confortables permettent d’éviter les blessures et à améliorer la santé globale des employés.
• Communication et collaboration : en concevant des espaces ouverts, des zones de réunion informelles et des espaces de travail partagés, cela encourage l’échange d’idées et la créativité.
• Durabilité : les meubles recyclés, les revêtements de sol écologiques et les systèmes d’éclairage économes en énergie contribuent à créer un environnement de travail durable et à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise

Grâce à ces critères, vous pourrez choisir un aménagement efficace qui répond aux besoins de votre entreprise tout en améliorant la productivité, le bien-être de vos collaborateurs et la satisfaction globale au travail.

Outils, technologies, et expertises professionnelles

Pour réaliser des plans de bureaux, quand on n’y connait pas grand-chose, ça peut vite devenir compliqué. D’où l’importance de faire appel à des personnes qualifiées en la matière : des architectes ou des designers d’espace. L’avantage : ils vous feront gagner du temps et de l’espace.

Le rôle des architectes et designers d’intérieur

Les architectes et les designers d’intérieur apportent une expertise spécialisée dans la conception et la planification des espaces de bureau, contribuant ainsi à créer des environnements de travail efficaces, esthétiques et adaptés aux besoins des clients. Ils sont des acteurs cruciaux dans la conception et la planification des espaces de bureau. Ils travaillent en étroite collaboration avec les artisans notamment, pour piloter la réalisation de l’aménagement et s’assurer que tout est conforme aux plans qu’ils ont réalisés.

Outils et logiciels pour la planification et la visualisation

Pour la planification et la visualisation des espaces de bureau, il existe plusieurs outils et logiciels disponibles sur le marché. Parmi les plus utilisés, on retrouve : AutoCAD, SketchUp, Space Designer 3D. Ces outils numériques permettent aux professionnels de créer et visualiser vos futurs espaces de travail.

Grâce à ces réalisations, vous pouvez prendre des décisions plus facilement sur l’aménagement de vos futurs espaces de travail, comme la couleur de vos murs par exemple.

Normes, régulations, et bonnes pratiques

En préparant vos nouveaux locaux, vous devez faire attention à différentes normes pour avoir un espace de travail conçu dans les règles. Il faut donc penser aux :

• Normes de sécurité incendie : avec l’installation d’alarmes incendie, de détecteurs de fumée, de systèmes d’extinction d’incendie, ainsi que la mise en place de voies d’évacuation claires et accessibles.
• Normes d’accessibilité : adaptés vos espaces aux personnes à mobilité réduite. Cela passe par l’installation de rampes d’accès, d’ascenseurs adaptés, de toilettes accessibles, ainsi que des espaces de circulation suffisamment larges pour permettre la circulation des fauteuils roulants.
• Normes ergonomiques : pour garantir le confort et la santé des employés. Cela comprend la hauteur des bureaux, des chaises ergonomiques, l’éclairage adéquat, ainsi que la disposition des équipements pour éviter les troubles musculo-squelettiques.
• Normes acoustiques : vise à réduire au maximum le bruit et créer un environnement de travail calme et productif. Cela se manifeste en impliquant l’utilisation de matériaux absorbants pour réduire la réverbération du son, ainsi que la création de zones de travail et de réunion bien isolées.
• Normes environnementales : optez pour des matériaux de construction et des équipements respectueux de l’environnement, conformément aux normes de durabilité et de certification environnementale. Il est donc utile d’utiliser des matériaux recyclés, de réduire la consommation d’énergie, ainsi que mettre en place de systèmes de gestion des déchets.
• Normes de ventilation et de qualité de l’air intérieur : assurez-vous que le bureau est bien ventilé et conforme aux normes de qualité de l’air intérieur pour garantir la santé et le bien-être des occupants. Cela peut impliquer l’installation de systèmes de ventilation efficaces, ainsi que le choix de matériaux de construction et de revêtements peu émissifs.

En respectant ces normes et réglementations lors de la conception d’un bureau, vous pouvez créer un environnement de travail sûr, sain et conforme aux standards en vigueur. Faire appel à un professionnel comme Fairspace vous garantira le respect de celles-ci.

Budget à prévoir pour un plan de bureau optimisé

Respectez le budget alloué pour votre aménagement n’est pas forcément une tâche facile. Établissez des priorités en fonction des besoins essentiels de l’entreprise et choisissez le partenaire qui saura respecter votre budget et vos besoins.

Comprendre le coût d’un plan de bureau

Pour la conception d’un plan de bureau réalisé par des professionnels, comptez minimum 2000€. Cependant, ce prix n’est pas fixe, il peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

• La taille de l’espace : plus l’espace est grand, plus les coûts de conception, de construction et d’aménagement seront élevés.
• La complexité du projet : si le projet implique des éléments complexes tels que des rénovations structurelles, des installations électriques ou des travaux de plomberie, le coût sera généralement plus élevé en raison de la main-d’œuvre nécessaire.
• Les matériaux et équipements : les matériaux haut de gamme et les équipements spécialisés peuvent également entraîner des coûts plus élevés, tandis que l’utilisation de matériaux et d’équipements standard peut permettre de réduire les coûts.
• Les services “professionnels” : en engageant des professionnels, vous avez certes leurs honoraires à inclure dans le coût total du projet. Cependant, ils vous aident à optimiser votre budget en évitant les erreurs coûteuses et en maximisant l’efficacité du processus d’aménagement.

Nos conseils pour maîtriser le budget de votre projet d’aménagement

Pour que la réalisation de futurs espaces de travail ne dépasse pas votre enveloppe budgétaire, il y a quelques conseils à suivre :

• Établir un budget réaliste : prenez en compte de tous les coûts prévus, y compris la conception, la construction, les matériaux, les équipements et les honoraires professionnels.
• Faire des recherches approfondies : comparez les prix des matériaux, équipements et services disponibles sur le marché.
• Négocier avec les fournisseurs : en négociant, vous pouvez obtenir des prix compétitifs sur les matériaux, les équipements et les services. Vous pourriez être surpris des économies que vous pouvez réaliser en négociant habilement.

En suivant tous ces conseils, vous serez mieux équipés pour préparer votre projet d’aménagement au mieux tout en maîtrisant votre budget et vous réaliserez vos objectifs de manière efficace et durable. Une fois cette étape achevée, vous êtes prêts pour la prochaine : organiser le déménagement de vos locaux.