Vie de l'entreprise

Réussir son déménagement de bureau : Guide Complet

Oksana LeblancLe 5 mars 2024
Cartons de déménagement et chaise de bureau emballée dans un bureau moderne avec plantes vertes

Vous prévoyez de déménager vos bureaux dans les prochains mois ? Pour vous éviter tout cheveu blanc, notre équipe s’est mobilisée pour vous apporter ses meilleurs conseils et vous aider à passer sereinement cette étape. De l’établissement d’un calendrier rigoureux, à la sélection minutieuse de votre nouveau lieu de travail, en passant par l’aménagement et l’installation… Nous vous fournirons des stratégies pour engager vos employés dans le processus et piloter ce changement avec fluidité ! Découvrez comment transformer cette période de transition en une opportunité de renforcer le bien-être de votre équipe et d’optimiser votre environnement de travail pour l’avenir.

Planifier un Déménagement de Bureau sans Stress

Calendrier de Déménagement : Étapes clés et deadlines

Un déménagement de bureau réussi commence par une planification minutieuse. Nous vous recommandons d’établir un rétroplanning pour savoir quelles actions mener et à quel moment. Ça vous permettra de communiquer clairement à la direction où vous en êtes dans le projet.

Voici un exemple des étapes pour changer ses bureaux :

  • 6 mois avant le déménagement : définir les besoins des collaborateurs concernant leur nouveau lieu de travail.
  • 5 mois avant le déménagement : partir à la recherche de locaux et faire l’inventaire.
  • 2 à 4 mois avant le déménagement : aménager les nouveaux bureaux.
  • 1 mois avant le déménagement : gérer l’administratif et contacter les partenaires.

Établissez un calendrier détaillé des étapes clés, en assignant des deadlines précises et des personnes de l’équipe affectées pour chaque tâche.

La Checklist indispensable pour Déménager votre Bureau

Pour ne rien oublier, construisez une checklist exhaustive de toutes les actions que vous devez réaliser jusqu’à l’installation dans vos nouveaux bureaux.

“Bouh, ça semble bien fastidieux tout ça…” Pas de panique ! Nous vous avons concocté une checklist prête à l’emploi pour piloter votre déménagement de bureau comme un.e pro.

➡️ Retrouver notre checklist complète pour déménager sereinement ses bureaux.

Gérer le Budget de votre Déménagement de Bureau

Comment Estimer et Optimiser les Coûts de Déménagement

Le budget d’un déménagement de bureau dépend de nombreux facteurs :

  • La rapidité avec laquelle vous souhaitez déménager : êtes-vous dans l’urgence ? Ou bien avez-vous anticipé votre changement de bureau ?
  • Du nombre de postes de travail : les coûts de logistique, d’achat de mobilier… Plus votre équipe est grande, plus ces frais seront importants (logique !).
  • Du type d’espace que vous désirez aménager : open space, salles de réunion, cafétéria, espace détente, etc. Le type de mobilier choisi (design neuf vs réemploi) et la personnalisation de votre espace vont également affecter votre budget.
  • Du type d’accompagnement : clé en main de la conception à l’installation ? Ou vous prenez la charge d’une partie de l’aménagement ?

Ce n’est pas toujours évident de mettre un chiffre précis sur ce type de projet. Chez Fairspace, nous avons créé un simulateur de budget qui vous permettra d’établir au mieux un budget pour déménager vos bureaux.

Astuces pour faire des Économies lors de Déménagement de Bureau

Peut-être qu’on vous a déjà alloué un budget pour le déménagement de bureau. Et pour le respecter, il va falloir faire des économies ! Mais comment ? Voici quelques conseils pour faire des économies lors de votre déménagement de bureau :

  • Conservez votre mobilier de bureau : en réintégrant votre mobilier existant dans vos nouveaux locaux, vous ferez de belles économies !
  • Acheter des meubles de bureau professionnel issus du réemploi : le réemploi vous permet d’accéder à des pièces de qualité à moindre coût. D’ailleurs, la loi AGEC, mise à jour en 2024, impose aux entreprises d’intégrer le réemploi dans leur projet d’aménagement de bureau.
  • Faites appel à un aménageur : il vous aidera à faire des économies sur votre projet de déménagement et se chargera de faire coïncider votre budget et vos besoins.

Retrouvez tous nos partenaires pour vous accompagner dans votre projet dans notre guide complet du déménagement de bureau.

Sélectionner le Meilleur Espace pour Votre Nouveau Bureau

Critères pour Choisir le Nouveau Bureau Idéal

Trouvez LA pépite, n’est pas mince affaire ! Commencez par faire la liste de vos besoins.

Considérez la localisation, la taille, l’accessibilité et les commodités de l’espace. Votre nouveau bureau doit autant répondre à vos besoins actuels, qu’offrir une marge de croissance.

Dans vos recherches de local, vous pouvez vous appuyer sur votre réseau. Il existe aussi des plateformes dédiées à la recherche de bureau à louer.

Conseils pour la Négociation de Bail et Aspects Juridiques

En fonction de vos besoins, choisissez le type de bail le plus adapté : bureau opéré ? coworking ? bail 3/6/9 ? Familiarisez-vous avec les termes du bail et engagez un avocat spécialisé en immobilier commercial pour négocier les meilleures conditions.

Pour cette étape cruciale de votre déménagement, nous vous avons rassemblé les meilleurs partenaires pour vous accompagner dans notre guide complet du déménagement de bureau.

Aménagement de vos Nouveaux Bureaux

Identifier les Espaces nécessaires et l’Ambiance du lieu

Changer de bureau, c’est aussi l’occasion de créer un nouveau bureau inspirant et motivant pour vos équipes.

Faites la liste des espaces dont vous avez besoin. Par exemple, deux salles de réunion de 4 personnes, une salle de conférence, une cafétéria et un openspace, etc.

Choisissez également l’ambiance que vous voulez apporter à vos bureaux (industriel, coloré, neutre et chaleureux, etc.)

Réaliser les Plans d’Aménagement et Prévoir les Travaux

Afin d’optimiser correctement l’espace, nous vous conseillons de faire des plans d’aménagement. Peut-être que pour réaliser convenablement votre aménagement, vous allez devoir passer par la case travaux. Casser des cloisons, mettre en place un système de CVC, repenser l’électricité, etc.

Chez Fairspace, notre équipe de Designer d’Espace de Travail vous propose des plans d’aménagement de vos bureaux, vous conseille sur les travaux à réaliser et fait de l’assistance à maitrise d’ouvrage.

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Organisation logistique du Déménagement de Bureau

Préparation et Gestion du Jour du Déménagement

Planifiez le déménagement en dehors des heures de travail pour minimiser l’interruption et assurez-vous que tout est prêt pour que les employés puissent reprendre le travail facilement dans le nouveau bureau.

Pour plus de fluidité le jour J, prévoyez une personne référente qui s’assurera de conduire les livraisons et relations avec les prestataires.

Installation dans les Nouveaux Bureaux

Avant que toute votre équipe puisse s’installer confortablement dans vos nouveaux locaux, il va falloir agencer correctement la pièce selon le plan d’aménagement. Le montage des meubles peut être une étape bien fastidieuse… Prévoyez du temps pour le montage ou faites appel à une entreprise dédiée à cette tâche.

Chez Fairspace, c’est Ophélie qui pilote votre installation : livraison du mobilier, SAV, gestion des équipes de montage, etc. Un déménagement de bureau, clé en main !

Équipe de déménagement assemblant des meubles dans un bureau à Paris

Déménagement de Bureau Éco-Responsable

Pratiques Durables pour un Déménagement Écologique

Optez pour des matériaux d’emballage recyclables, faites don des équipements et meubles dont vous n’avez plus besoin, et choisissez une entreprise de déménagement qui s’engage pour la durabilité.

Minimiser l’Impact Environnemental de Votre Déménagement

Chaque année, plus de 350 000 tonnes de mobilier de bureau sont jetées en France. Et les déménagements de bureau sont en grande partie responsables !

De nombreux facteurs font grimper la facture de votre empreinte carbone :

  • le mobilier que vous achetez : leur pays de fabrication, leur mode de conception, l’origine des matériaux, leur durabilité, etc.
  • les véhicules utilisés pour le déménagement : privilégiez des véhicules à faible émission.

Chez Fairspace, notre mission est de limiter au maximum l’impact des projets d’aménagement de bureau. Et nous mesurons leur impact grâce à notre estimatif carbone ! Un moyen significatif de valoriser votre engagement RSE en interne comme en externe.

Découvrez notre politique d’achat de mobilier de bureau responsable.

Prioriser le Bien-être des Employés Pendant le Déménagement

Engager les Employés dans le Processus de Déménagement

Impliquez vos employés dans le processus de planification et donnez-leur des mises à jour régulières pour réduire l’anxiété et les rendre partie prenante du changement.

Concevoir un Espace de Travail Optimisé pour le Bien-être

Pensez au bien-être de vos employés lors de l’aménagement de votre nouveau bureau, avec des espaces de travail ergonomiques et des zones de détente.

Vous avez maintenant les outils en main pour orchestrer cette transition avec maîtrise et sérénité. De la planification rigoureuse à l’engagement de vos collaborateurs, chaque étape a été pensée pour assurer une évolution sans heurts vers un espace de travail repensé pour le bien-être et la productivité. Gardez en tête ces conseils et utilisez les ressources partagées pour que le déménagement de votre bureau soit non seulement un succès logistique mais aussi un véritable levier de changement positif pour tous.

Oksana Leblanc

Experts en aménagement d'espaces de travail durables, nous accompagnons les entreprises dans la création d'environnements inspirants et motivants pour leurs équipes (tout en limitant notre impact sur la planète 🌍). Pour qu'il fasse bon vivre au travail !

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Parlez-nous de votre projet, de vos envies et de vos besoins et dessinons ensemble vos futurs bureaux, plus respectueux des individus et de la planète.

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