Les 3 critères pour optimiser ses espaces de travail

Depuis la pandémie, les entreprises accordent de plus en plus d’importance à l’organisation du travail. À ce titre, elles tendent à repenser leurs espaces de travail, lieux de vie et d’accueil. D’ailleurs, pour 35% des dirigeants, leurs locaux ne seraient plus adaptés à leurs besoins. Alors de nouveaux bureaux oui, mais comment ?

L’une des dynamiques accélérées par la crise du COVID est un besoin toujours plus croissant de bénéficier de flexibilité en termes de lieu de travail. On parle d’ailleurs de flex office.

Un ajustement de ses mètres carrés

Après les salaires, le loyer est la deuxième dépense majeure pour la majorité des entreprises. De plus en plus d’entreprises envisagent de réduire leurs mètres carrés.

La raison ? La réduction du nombre d’occupants de bureau due à l’avènement du télétravail. En d’autres termes, à réduire le nombre de postes de travail par rapport au nombre de salariés.

En effet, avant la pandémie, les taux d’occupation se situaient habituellement entre 60 et 80%. Ce taux a radicalement baissé à 50% ou moins post-confinement et commence seulement à retrouver les taux habituels pré-crise. Ils sont actuellement plus proches des 60 que des 80%. Sur le papier, cela ferait donc de belles économies.

Autre axe envisagé : abandonner son loyer classique pour un hébergement au sein de structures plus flexibles. Exemple : les espaces de coworking qui permettent d’ajuster son besoin au fil de l’eau. On peut ainsi réserver facilement des bureaux ou positions de travail pour un nombre donné et rapidement évoluer en fonction du besoin réel.

Une pluralité d’espaces de travail

De plus en plus de salariés apprécient la possibilité de ne pas travailler à leur bureau quelques jours par semaine. La raison principale : le trajet. Travailler de chez soi, ou dans une zone géographique à proximité, permet d’améliorer leur gestion du temps et donc de gagner en qualité de vie.

Le télétravail est également de plus en plus poussé par les pouvoirs publics. Ceci est particulièrement vrai en agglomération, afin de réduire l’impact sur l’environnement des déplacements domicile-travail.

Mais télétravail ne signifie pas nécessairement travail à domicile ! Son lieu de vie n’est pas toujours adéquat pour y travailler. En effet, le réseau internet ou encore l’espace alloué pour son bureau ne sont pas toujours adaptés au travail.

De plus en plus d’entreprises et de salariés se tournent donc vers des tiers-lieux pour optimiser le temps de travail. Objectif : permettre à chacun de travailler près de chez soi, comme au bureau. Comment ? Avec le même niveau d’équipement qu’au bureau pour faciliter l’organisation du travail.

On parle désormais de lieux de travail au pluriel ! Les salariés sont de plus en plus nomades et travaillent dans différents lieux en fonction de leurs besoins.

Des objectifs de collaborations et de partage

Même si on a pu constater que la surface dédiée au poste de travail tendait à se réduire, ce n’est pas le cas des espaces dédiés à l’échange, au partage et à la créativité.

En effet, s’il est désormais possible de travailler depuis n’importe quel endroit, pourquoi devrait-on revenir au bureau ? La raison principale est que toutes nos activités ne sont pas nécessairement adaptées au télétravail. Olivier Sibony – professeur affilié à HEC – explique que certaines tâches sont “téléfragiles” et notamment le travail collectif, ainsi que la créativité et l’innovation. Il est donc plus facile d’”exploiter” à distance mais très complexe “d’explorer”.

Les espaces de travail vont donc devoir être repensés. L’idée est de laisser plus de place aux espaces de réunion, aux lieux de créativité et aux zones collaboratives. Cela améliorera de façon significative les conditions de travail. Ainsi, réduire ses mètres carrés de bureaux ne signifie pas nécessairement réduire son loyer car ces zones économisées peuvent être réexploitées autrement.

Parmi les grandes leçons de la crise, nous en retiendrons au moins une : le bureau est, plus que jamais, un lieu de sociabilisation. C’est aussi un espace de partage de la culture d entreprise.

C’est un lieu qui permet de créer et de renouer du lien avec ses pairs. Le bureau devient un hub social pour se retrouver et pour célébrer les succès. Il permet de se sentir proche de l’entreprise et de créer un sentiment d’appartenance. C’est lui qui va en partie influer sur la qualité de vie au travail.

Toujours selon Olivier Sibony, “Les liens sociaux existants [peuvent être] maintenus par des contacts réguliers en vidéo. Mais sans les rencontres fortuites, sans la cantine, sans la machine à café, le capital social n’est pas renouvelé“.

L’espace de travail doit donc se réinventer pour laisser plus de place à ces espaces informels de rencontre et d’échange. Un distributeur de café à côté de l’ascenseur devra laisser sa place à un véritable lieu d’échange – unique ? – pour que les collaborateurs se croisent, partagent et créent du lien.

Moins lié à la crise (encore que…), les professionnels de l’immobilier tertiaire s’attendent à une recherche de locaux plus verts. Pourquoi ? En raison du décret tertiaire publié en 2019.

En effet, la loi Elan, à laquelle se réfère le décret, a posé des objectifs de réduction des consommations énergétiques des bâtiments ambitieux :

• – 40% en 2030
• – 50% en 2040
• – 60% en 2050 par rapport à 2010

Les entreprises vont donc chercher des immeubles plus résilients leurs permettant notamment quelques belles économies d’énergies.

Également, de plus en plus d’entreprises poussées par leur marque employeur ou par les consommateurs, plébiscitent une éco-responsabilité au bureau. La mise en place d’engagements RSE de plus en plus forts voit le jour, comme des chartes d’achats responsables par exemple.

Ainsi, nous voyons disparaître les gobelets en plastique au profit de mugs et gourdes individuels. C’est la première étape vers un bureau plus écologique. La prochaine sera d’aménager les bureaux en version durable et circulaire avec Fairspace par exemple. 😉

Sources : Sondage d’Odoxa-Adviso Partners pour franceinfo (2020), étude de Bureaux à Partager (2020) et Enquêtes de Deskeo (2020)