Les 3 critères pour optimiser ses espaces de travail

Depuis la pandémie, les entreprises accordent de plus en plus d’importance à l’organisation du travail et tendent à repenser leurs espaces de travail. D’ailleurs pour 35% des dirigeants, leurs locaux ne seraient plus adaptés à leurs besoins. Alors de nouveaux bureaux oui, mais comment ?

L’une des dynamiques accélérées par la crise du COVID est un besoin toujours plus croissant de bénéficier de flexibilité en termes de lieu de travail.

Un ajustement de ses mètres carrés

Le loyer est la deuxième dépense majeure après les salaires pour la majorité des entreprises. De plus en plus d’entreprises envisagent de réduire leurs mètres carrés suite à la réduction des occupants de bureau due à l’avènement du télétravail, c’est-à-dire réduire le nombre de postes de travail par rapport au nombre de salariés. En effet, avant la pandémie, les taux d’occupation se situaient habituellement entre 60 et 80%, ce taux a radicalement baissé à 50% ou moins post-confinement et commence seulement à retrouver les taux habituels pré-crise et sont actuellement plus proche des 60 que des 80%. Sur le papier, cela ferait donc de belles économies.

Autre axe envisagé : abandonner son loyer classique pour un hébergement au sein de structures plus flexibles comme les espaces de coworking qui permettent d’ajuster son besoin au fil de l’eau. On peut ainsi réserver facilement des bureaux ou positions de travail pour un nombre donné et rapidement évoluer en fonction du besoin réel.

Une pluralité d’espaces de travail

De plus en plus de salariés apprécient la possibilité de ne pas travailler à son bureau quelques jours par semaine principalement à cause du trajet. Travailler de chez soi ou à proximité de chez soi permet de gagner en temps de trajet et ainsi qu’en qualité de vie. Le télétravail est également de plus en plus poussé par les pouvoirs publics notamment en agglomération pour réduire l’impact sur l’environnement des déplacements domicile-travail.

Mais télétravail ne signifie pas nécessairement travail à domicile ! Son lieu de vie n’est pas toujours adéquat pour y travailler. En effet, le réseau internet ou encore l’espace alloué pour son bureau ne sont pas toujours adaptés au travail. De plus en plus d’entreprises et de salariés se tournent donc vers des tiers-lieux permettant de travailler près de chez soi avec le même niveau d’équipement qu’au bureau.

On parle désormais de lieux de travail au pluriel ! Les salariés sont de plus en plus nomades et travaillent dans différents lieux en fonction de leurs besoins.

Des objectifs de collaborations et de partage

Même si on a pu constaté précédemment que la surface dédiée au poste de travail allait tendre à se réduire, ce n’est pas le cas des espaces dédiés à l’échange, au partage et à la créativité. En effet, s’il est désormais possible de travailler depuis n’importe quel endroit, pourquoi devrait-on revenir au bureau ? La raison principale est que toutes nos activités ne sont pas nécessairement adaptées au télétravail. Olivier Sibony – professeur affilié à HEC – expliquent que certaines tâches sont “téléfragiles” et notamment le travail collectif ainsi que la créativité et l’innovation. Il est ainsi plus facile d’”exploiter” à distance mais très complexe “d’explorer”.

Les espaces de travail vont donc devoir se repenser pour laisser plus de places aux espaces de réunion, aux lieux de créativité et aux zones collaboratives. Ainsi, réduire ses mètres carrés de bureaux ne signifie pas nécessairement réduire son loyer car ces zones économisées peuvent être réexploitées autrement.

Parmi les grandes leçons de la crise, nous en retiendrons au moins une : le bureau est, plus que jamais, un lieu de sociabilisation !

C’est un lieu qui permet de créer et de renouer du lien avec ses pairs. Le bureau devient un hub social pour se retrouver, pour célébrer les succès, pour se sentir proche de l’entreprise et créer un sentiment d’appartenance.

Toujours selon Olivier Sibony, “Les liens sociaux existants [peuvent être] maintenus par des contacts réguliers en vidéo ; mais sans les rencontres fortuites, sans la cantine, sans la machine à café, le capital social n’est pas renouvelé“.

L’espace de travail doit donc se réinventer pour laisser plus de place à ces espaces informels de rencontre et d’échange. Un distributeur de café à côté de l’ascenseur devra laisser sa place à un véritable lieu d’échange – unique ? – pour que les collaborateurs se croisent, partagent et créent du lien.

Moins lié à la crise (encore que…), les professionnels de l’immobilier tertiaire s’attendent à une recherche de locaux plus verts, boostée par le décret tertiaire publié en 2019. En effet, la loi Elan, à laquelle se réfère le décret, a posé des objectifs de réduction des consommations énergétiques des bâtiments ambitieux : -40% en 2030, -50% en 2040 et -60% en 2050 par rapport à 2010. Les entreprises vont donc chercher des immeubles plus résilients leurs permettant notamment quelques belles économies d’énergies.

Également, de plus en plus d’entreprises, très souvent poussées par leur marque employeur ou par les consommateurs, plébiscitent une éco-responsabilité au bureau et mettent en avant des engagements RSE de plus en plus forts, comme des chartes d’achats responsables par exemple. Ainsi, nous voyons disparaître les gobelets en plastique au profit de mugs et gourdes individuelles. C’est la première étape vers un bureau plus écologique ; la prochaine étant d’aménager les bureaux en version durable et circulaire avec Fairspace par exemple. 😉

Sources : Sondage d’Odoxa-Adviso Partners pour franceinfo (2020), étude de Bureaux à Partager (2020) et Enquêtes de Deskeo (2020)