Comment bien aménager une salle de réunion ?
En France, les cadres passent en moyenne 27 jours par an en réunion¹, soit plus de temps qu’ils n’ont de congés ! Si ce chiffre vous surprend, vous n’êtes pas seul, nous avons eu la même réaction. Mais cet article n’a pas pour but de traiter la réunionite aiguë ou d’améliorer la gestion du temps. Si l’on doit passer autant de temps en réunion, autant faire en sorte que ce soit agréable. Voici donc nos conseils pour bien aménager votre salle de réunion et la rendre aussi productive que confortable.
Aménager une salle de réunion pratique et confortable
On prend souvent le temps de planifier ses vacances pour passer du bon temps, mais étrangement, on réfléchit moins à comment bien vivre ses réunions. Pourtant, vu le temps que l’on y consacre, on devrait y penser ! Une salle de réunion confortable et pratique peut transformer une séance à rallonge en moment plus agréable et productif. Alors, voyons ensemble comment aménager un espace qui rendra vos réunions beaucoup plus confortables et optimisées pour le travail collaboratif.
Evaluez vos besoins
Avant d’aménager votre salle de réunion, il est essentiel d’évaluer vos besoins pour optimiser l’espace. Commencez par vous poser quelques questions clés :
- Combien de personnes la salle devra-t-elle accueillir ? Une salle pour 4 personnes se planifie différemment de celle pour 10. Pour les petits groupes, pensez aussi aux phone box, qui offrent modularité et efficacité à moindre coût.
- Quelle disposition privilégier ? Table ronde, disposition en U, ou amphithéâtre, chaque choix sert un objectif différent.
- Quel type de réunion organiserez-vous ? Une salle pour des sessions créatives pourrait opter pour du mobilier atypique et décontracté, tandis qu’une salle pour recevoir des clients nécessitera un design plus formel et élégant.
Créez un lieu confortable
Lorsqu’on aménage une salle de réunion, deux éléments sont absolument incontournables : l’acoustique et la luminosité. On ne peut pas les négliger si l’on veut garantir un espace confortable.
Côté acoustique, les échos peuvent être réduits avec des cloisons acoustiques ou en intégrant des solutions naturelles comme des plantes. En plus d’ajouter du charme, la végétalisation améliore aussi l’acoustique.
Quant à la luminosité, il est toujours préférable de maximiser la lumière naturelle. Elle influence positivement le bien-être et donne du caractère à la pièce. Si cela n’est pas possible, il vaut mieux prendre en compte ce critère lors du choix de l’emplacement de la salle.
Connectez votre salle de réunion
Dans un monde de plus en plus connecté, toutes vos réunions ne se dérouleront pas avec tout le monde sur place. Il est courant d’avoir des participants à distance, et dans ce cas, l’échange doit rester fluide et naturel. Pourtant, plus de deux salariés sur trois rencontrent encore des difficultés en visioconférence². La solution ? Equipez votre salle de réunion !
Assurez-vous de l’essentiel : prises électriques, rallonges et multiprises. Ensuite, passez au niveau supérieur avec un projecteur, une webcam, et pourquoi pas un écran interactif pour une expérience optimale sans tracas techniques avant chaque réunion.
Personnaliser l’aménagement d’une salle de réunion
Un cadre sur trois avoue s’être déjà assoupi en réunion³ ! On pourrait blâmer la monotonie des sujets abordés ou le manque d’interaction, mais l’environnement joue aussi un rôle crucial. Passer deux heures enfermé dans une pièce aux murs blancs, autour d’une table sans caractère, cela n’aide pas à rester alerte. Pour rendre les réunions plus engageantes, il est important de personnaliser l’espace, en le rendant non seulement pratique et confortable, mais aussi esthétique et unique. C’est ce que nous allons explorer maintenant.
Décorez le lieu
Un espace de réunion attrayant peut faire bien plus qu’offrir un cadre agréable pour les réunions : il devient une véritable vitrine pour votre entreprise, particulièrement lors d’entretiens ou de rencontres avec des clients potentiels.
Commencez par choisir la couleur des murs selon l’ambiance que vous souhaitez : un rose pastel pour apaiser, un jaune vif pour dynamiser. Et pourquoi ne pas compléter avec des éléments de décoration ? Une toile artistique ou une petite plante ajoutent instantanément une touche de vie et de personnalité à votre espace.
Ajoutez votre touche à la salle
La touche finale pour une salle de réunion parfaite consiste à la personnaliser selon l’identité de votre entreprise. Une salle de réunion qui vous ressemble vraiment marquera les esprits, que ce soit au niveau de l’esthétique ou dans ses usages. De nombreuses options s’offrent à vous.
Pourquoi ne pas commencer par renommer vos salles pour en finir avec les « Salle 1 » et « Salle 2 » ? Par exemple, Greenly a choisi des noms d’activistes pour le climat comme Greta Thunberg ou Lucie Pinson. Vous pouvez penser aussi à intégrer votre logo dans la signalétique pour vous identifier à cet espace.
Si vous souhaitez créer un lieu vraiment unique, personnalisez votre mobilier avec des pièces uniques, comme l’a fait PUR Projet avec sa table de réunion conçue sur mesure à partir de panneaux de bois réemployés. Cela crée un espace non seulement fonctionnel, mais aussi durable. Créer une salle qui reflète vos valeurs, c’est renforcer votre image de marque tout en favorisant des réunions plus engageantes et inspirantes.
Vous savez maintenant qu’on passe énormément de temps en réunion, mais si vous appliquez nos conseils pour aménager votre salle de réunion, il est fort possible que vous y passiez encore plus de temps… avec plaisir cette fois-ci ! Vous avez tout en main pour faire de vos réunions un moment agréable et productif. Alors, à vous de jouer ! Aménagez votre salle et profitez de vos futures séances de travail dans un environnement qui vous ressemble et stimule vos collaborateurs.
Sources :
¹ En 2018, les cadres passeront plus de temps en réunion qu’en vacances
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