Qu’est-ce que le Space Planning ?

Vous avez un projet de réaménagement ou de déménagement en vue et vous cherchez toutes les infos indispensables sur le space planning pour organiser votre projet dès le départ ? Vous êtes au bon endroit !

Dans cet article, on vous explique tout : qu’est-ce que le space planning, quels sont ses avantages, et surtout, quelles sont les étapes à suivre pour un aménagement efficace et bien pensé.

Tout savoir sur le Space Planning

La définition du Space Planning

Pour faire simple, le space planning désigne l’art d’aménager et d’optimiser les espaces de travail en tenant compte des besoins des utilisateurs, des contraintes physiques du lieu et des objectifs de l’organisation.

C’est une démarche qui vise à allier fonctionnalité, ergonomie et esthétisme, afin de concevoir un environnement de travail à la fois pratique, agréable et parfaitement adapté aux attentes de ceux qui y évoluent.

Les origines du Space Planning

Il n’y a pas de date de création précise pour le space planning, mais ses racines remontent au taylorisme, cette méthode d’organisation du travail née au début du XXe siècle¹. L’objectif ? Optimiser les espaces de travail pour améliorer la productivité, notamment dans les bureaux, avec l’apparition des open spaces.

C’est dans les années 90 que le space planning prend un nouvel essor. Les entreprises cherchent alors à optimiser non seulement l’espace, mais aussi le bien-être des employés, en repensant l’aménagement pour mieux allier fonctionnalité et confort. Cette évolution marque le passage d’une vision purement productiviste à une approche plus humaine et globale des espaces de travail.

Quels sont les avantages d’un Space Planning ?

Les avantages d’opter pour un space planning sont nombreux, et ils vont bien au-delà d’un simple aménagement esthétique. Voici quelques-uns des plus importants :

• Optimisation de l’espace et des coûts immobiliers : chaque mètre carré est utilisé intelligemment, réduisant les gaspillages d’espace et, par conséquent, les dépenses liées à vos locaux.
• Favoriser la collaboration : un agencement pensé pour rapprocher les équipes améliore les échanges, que ce soit au sein d’un service ou entre différentes équipes.
• Optimiser la concentration : les espaces de travail sont positionnés stratégiquement pour limiter les distractions et encourager un travail efficace.
• Créer des espaces variés et conviviaux : en intégrant des lieux comme des tisaneries, des espaces détente ou des salles de brainstorming, vous offrez à vos collaborateurs des environnements adaptés à chaque besoin.
• Amélioration de l’ergonomie et du bien-être : un espace bien pensé réduit les inconforts physiques et mentaux, boostant ainsi la productivité et la satisfaction au travail.

Les étapes d’un Space Planning efficace

Faire appel à un professionnel

La première étape pour un space planning réussi ? Faire appel à un professionnel. Ça peut paraître évident, mais c’est une décision qui change tout.

Un spécialiste ne se limite pas à dessiner des plans aux normes. S’il est spécialisé dans l’aménagement de bureaux, il dispose d’une expertise avancée sur les usages au travail, connaît les tendances actuelles et maîtrise les normes spécifiques aux lieux de travail. Cela lui permet d’aller bien au-delà de l’agencement classique en proposant des solutions adaptées, efficaces et innovantes.

Chez Fairspace, c’est ce que nous faisons au quotidien. Nous accompagnons nos clients à chaque étape du processus, en prenant en compte leurs besoins, leurs contraintes spécifiques, et les particularités de leurs équipes.

Le recueil des besoins

L’étape suivante, et non des moindres, consiste à recueillir les besoins. Mais attention, il ne s’agit pas simplement de dire : “J’ai un bureau de tant de m² et tant de collaborateurs.” C’est une démarche bien plus approfondie, qui vise à comprendre vos enjeux actuels et futurs, vos espaces favoris, et surtout, votre manière de travailler.

Ce processus repose sur un véritable échange entre vous et le space planner. Dans le but de décortiquer votre culture d’entreprise, vos valeurs, et tout ce qui gravite autour de votre fonctionnement quotidien. Cela permet de concevoir un aménagement qui ne se contente pas d’optimiser l’espace, mais qui reflète votre identité et répond parfaitement aux attentes de vos collaborateurs.

La conception des plans

On entre dans le vif du sujet : c’est ici que la magie opère. Tout ce qui a été discuté et analysé précédemment, du recueil des besoins aux éléments techniques, prend forme à cette étape. Chaque espace est imaginé et créé pour répondre parfaitement à vos attentes, tout en intégrant les contraintes identifiées.

Selon les projets et les accords passés, cette étape peut aboutir à des plans 2D simples, ou aller plus loin avec des modélisations 3D immersives, idéales pour visualiser concrètement votre futur espace.

Validation avec le client et point régulier

On place cette étape en dernier, mais elle intervient tout au long du processus. Un bon space planning ne se résume pas à un livrable final : c’est un travail main dans la main, où chaque étape est validée pour garantir que tout se déroule dans le bon sens, sans mauvaises surprises.

Des points réguliers permettent de s’assurer que le projet évolue en accord avec vos attentes, vos besoins et les contraintes identifiées. À la toute fin, vous validez l’ensemble avec un rendu fidèle à ce que vous aviez imaginé.

Que faire après un Space Planning ?

Acheter le mobilier

Une fois que votre plan de bureaux est prêt, il reste encore quelques étapes pour finaliser votre projet, et l’achat du mobilier en fait partie. Vous avez les dimensions précises de ce qui doit être intégré à votre espace de travail, mais le mobilier idéal n’est pas encore là.

À ce stade, deux options s’offrent à vous : chercher vous-même le mobilier qui correspond à vos besoins, ou déléguer cette tâche à un professionnel. Ce dernier peut s’avérer être un gain de temps précieux, surtout si vous recherchez des solutions parfaitement adaptées à votre style et à vos contraintes.

Communiquer et sensibiliser

Pour que la transition vers un nouvel espace de travail soit fluide et bien accueillie, il est essentiel d’impliquer vos collaborateurs.

Commencez par leur communiquer en amont tout ce qui va changer : les étapes du projet, les nouveaux aménagements, et ce que cela implique pour eux au quotidien. Cela permet de réduire les appréhensions et d’instaurer un climat de confiance. Et une fois le projet finalisé, prenez le temps de leur expliquer les choix faits pour les différents espaces et les raisons derrière ces décisions.

Créer des espaces sur-mesure, fonctionnels et inspirants, c’est tout l’objectif du space planning. Une démarche où chaque détail fait la différence.

Source :

¹ L’évolution du métier de space-planner