10 astuces pour un déménagement d’entreprise sans encombre

Un déménagement d’entreprise, c’est quelques jours d’action pour des mois de préparation ! Et si cette transition est mal gérée, les conséquences peuvent être lourdes : interruption des activités, désengagement des collaborateurs, coûts imprévus… et ce ne sont que quelques-uns des nombreux défis qui peuvent surgir en cours de route.

Ce n’est pas votre domaine d’expertise et vous avez un projet de déménagement d’entreprise à l’horizon ? Vous êtes au bon endroit. Découvrez nos 10 astuces pour un déménagement d’entreprise sans encombre et assurez-vous de faire de cette transition un vrai succès !

Bien planifier son déménagement d’entreprise

Réussir son déménagement d’entreprise, c’est quelques jours de transition mais au moins 6 mois de préparation minutieuse ! Pour éviter les mauvaises surprises, chaque étape compte, et il est essentiel de s’organiser en amont. Voici les grandes étapes à suivre et le moment idéal pour les aborder :

• 6 mois avant le déménagement : Définissez vos besoins. Quelles sont les attentes de votre entreprise pour le nouvel espace ? C’est le moment de clarifier vos objectifs et d’orienter la recherche.
• 5 mois avant : Trouvez vos nouveaux bureaux. Après avoir cerné vos critères, passez à la recherche active d’un lieu qui réponde à vos attentes.
• 2 à 4 mois avant : Préparez l’aménagement des futurs bureaux et faites un inventaire du matériel et mobilier. Décidez de ce qui doit être transféré, remplacé ou acheté.
• 1 mois avant : Gérer l’administratif. C’est le moment des derniers ajustements, des changements d’adresse, et de la mise à jour des contrats.
• 2 semaines avant : Communiquez et embarquez vos équipes dans le projet ! Informez-les du déroulement du déménagement et de leur rôle dans la transition.

Avoir un planning clair et détaillé est la clé pour éviter le stress et assurer que chaque étape se passe sans accroc.

Choisir la meilleure période pour déménager

Le moment du déménagement joue un rôle crucial dans la réussite de votre transition. En effet, un déménagement peut temporairement interrompre votre activité, il est donc essentiel de bien choisir le moment opportun. Cela dépendra de plusieurs facteurs, notamment l’état de votre bail actuel et le rythme de développement de votre entreprise. Voici les avantages et inconvénients de chaque période pour vous aider à décider :

• Octobre à mars : C’est la saison basse pour les déménageurs. En cette période, ils sont moins sollicités, ce qui peut se traduire par des tarifs plus attractifs et une plus grande disponibilité. Toutefois, il faut prendre en compte les jours plus courts et les conditions météorologiques souvent moins favorables, qui peuvent compliquer certaines étapes.
• Avril à septembre : Ici, on entre en saison haute. La demande pour les déménagements est plus forte, ce qui se répercute sur les prix. Cependant, la période de vacances peut s’avérer bénéfique : elle permet souvent une transition plus douce en cas d’activité réduite et limite les interruptions en période de pointe.

Régler les formalités administratives

Un déménagement d’entreprise implique un certain nombre de formalités administratives et d’obligations juridiques pour garantir une transition en toute conformité. Voici les étapes les plus importantes à ne pas négliger :

• Consultation des instances : Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, vous avez l’obligation de consulter le Comité Social et Économique avant de prendre toute décision de déménagement. Cette consultation permet d’informer et de recueillir l’avis des représentants du personnel sur ce projet.
• Délai de prévenance : Bien qu’aucune disposition légale ne vous oblige à informer vos salariés d’un déménagement, il est recommandé de les prévenir suffisamment à l’avance. Un délai raisonnable permet d’éviter un désengagement des équipes et de les préparer au changement.
• Modification des statuts : Si le déménagement entraîne le transfert du siège social, il sera nécessaire de modifier les statuts de l’entreprise pour refléter la nouvelle adresse.
• Déclaration au CFE : Vous devez déclarer son changement d’adresse auprès du CFE compétent.
• Résiliation et souscription de contrats : N’oubliez pas de résilier ou transférer les contrats liés à l’ancien local (bail commercial, assurances, fournisseurs d’énergie, etc.) et de souscrire de nouveaux contrats pour le futur site.

Planifier les dépenses

Lorsque vous préparez un déménagement d’entreprise, il est fréquent d’avoir un budget global en tête… mais sans toujours réfléchir à la meilleure répartition des dépenses. Pourtant, les ajustements de dernière minute peuvent rapidement alourdir le coût d’une catégorie et forcer à réduire le budget d’une autre. Résultat : vous risquez de vous retrouver avec un déménagement réussi et des locaux flambants neufs, mais un mobilier inadapté parce que le budget ne suivait plus.

Pour éviter cela, il est essentiel d’anticiper les variations et de rester flexible tout en priorisant les postes de dépenses. Par exemple, prévoyez une marge pour les imprévus, et attribuez des budgets précis pour chaque poste (déménagement, aménagement, mobilier, etc.) en vous assurant de respecter cette répartition au maximum.

Baisser les coûts de votre déménagement d’entreprise

Cette partie va en intéresser plus d’un ! Pour maîtriser et réduire les coûts d’un déménagement d’entreprise, il est essentiel d’avoir une bonne stratégie en main. Comme mentionné précédemment, déménager en période creuse peut faire baisser les tarifs, mais cela reste un détail.

Le véritable levier pour réduire les coûts se trouve dans un inventaire précis et détaillé de ce que vous gardez et de ce que vous laissez derrière. Pourquoi est-ce si important ? Parce que connaître exactement ce qui doit être transporté vous permet de déterminer la taille idéale des camions et d’éviter de payer pour un volume de déménagement excessif. Pour rappel, le taux de remplissage moyen des camions de déménagement est de seulement 65%¹.

Aménager les nouveaux bureaux

Voilà une partie bien plus divertissante du projet de déménagement ! Après tout, quiconque déménage aspire à un lieu de travail encore meilleur que le précédent. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel de tout prendre en compte : de la conception des plans et des espaces à aménager jusqu’au choix du mobilier le plus adapté aux besoins quotidiens.

Chez Fairspace, nous accompagnons les entreprises dans chaque étape de cet aménagement, de l’assistance à maîtrise d’ouvrage à la sélection du mobilier idéal. Un exemple concret d’un projet avec un client :

Embarquer les employés

Communiquer et embarquer vos employés dans votre projet de déménagement est une excellente manière de les engager dans la démarche tout en boostant leur bien-être au travail. En les intégrant au processus, vous leur donnez l’opportunité de s’approprier ce changement, ce qui peut aussi renforcer leur attachement à l’entreprise et, par conséquent, augmenter votre rétention des talents.

Cependant, il est essentiel que cette implication reste volontaire : ne forcez personne à participer. Proposez plutôt aux collaborateurs intéressés de contribuer en partageant leurs idées ou en les intégrant dans certaines étapes de l’aménagement. Une démarche inclusive et positive pour transformer ce déménagement en une opportunité d’évolution collective !

Rendre le déménagement d’entreprise durable

Et si vous alliez au-delà d’un simple déménagement réussi ? Rendez-le durable ! En adoptant des pratiques écoresponsables, vous pouvez non seulement satisfaire vos collaborateurs soucieux de l’environnement, mais aussi réduire les émissions de votre entreprise.

Et si vous cherchez des conseils concrets, nous avons dédié un article complet pour vous guider dans un déménagement d’entreprise plus respectueux de l’environnement.

Le lexique du déménagement

Pour vous aider à mieux comprendre les termes spécifiques liés à votre déménagement d’entreprise, voici un petit dictionnaire pratique des termes :

• Cubage : Évaluation du volume total du déménagement, essentiel pour organiser l’espace dans les camions.
• Déclaration de valeur : Document obligatoire qui fixe la valeur des meubles et objets déménagés, servant de base pour toute indemnisation en cas de dommage.
• Distance de portage : Distance à parcourir à pied, en portant le mobilier, entre le camion et l’entrée des locaux.
• Garde-meuble : Lieu de stockage sécurisé, souvent composé de caisses ou box individuels, pour entreposer temporairement les meubles.
• Lettre de voiture : Document obligatoire récapitulant toutes les informations pertinentes pour le déménagement, y compris les assurances et les conditions.
• Monte-meubles : Appareil de levage électrique facilitant le déménagement en permettant de déplacer des meubles lourds ou encombrants par l’extérieur.

Les erreurs à éviter

On termine avec un dernier conseil en or : voici les erreurs les plus courantes à éviter absolument lors de votre déménagement d’entreprise !

• Négliger l’évaluation des nouveaux locaux : Vérifiez que votre nouvel espace correspond bien à vos besoins réels et qu’il est prêt à accueillir vos équipes et équipements.
• Sous-estimer les obligations légales : Ne prenez pas les formalités à la légère ! De la consultation des instances au changement d’adresse officiel, chaque obligation compte pour assurer une transition en toute conformité.
• Ne pas protéger votre équipement et mobilier : Transporter des équipements sans précaution peut entraîner des dommages coûteux. Prévoyez suffisamment d’emballages et protections pour préserver vos biens.
• Sous-estimer le temps de préparation : Un déménagement réussi se planifie bien en amont. Négliger le temps de préparation risque de transformer un projet excitant en véritable casse-tête.
• Vouloir minimiser les coûts à tout prix : Chercher à économiser est une bonne chose, mais trop tirer sur le budget peut nuire à la qualité du déménagement. Parfois, un coût légèrement supérieur garantit une meilleure exécution.
• Mal évaluer le volume à déménager : Une erreur fréquente ! Sous-estimer ou surestimer le volume d’affaires à déplacer impacte directement les coûts et la logistique. Un inventaire précis est essentiel.

En moyenne, une entreprise déménage tous les 3 à 5 ans, ce qui signifie que 20 à 33 % des entreprises françaises déménagent chaque année ! Ce n’est pas seulement une étape importante, c’est aussi une démarche fréquente. Alors, mieux vaut anticiper et planifier votre déménagement d’entreprise pour éviter toute situation délicate. Un projet bien préparé vous permettra de transformer ce changement en une opportunité.

Source :

¹ Priorité au taux de remplissage