Le guide de survie pour mieux travailler en Open Space

Dans le contexte actuel du monde du travail, le télétravail devient la norme, les prix au mètre carré grimpent et les espaces de travail se rétrécissent. Dans ce paysage, l’open space s’impose comme une solution évidente. Pas étonnant que deux salariés de bureau sur cinq travaillent aujourd’hui en open space¹ !

Pourtant, ce mode d’aménagement est loin de faire l’unanimité. Les critiques fusent, notamment entre manque d’intimité et distractions sonores. Ou, comme le dit la sociologue Thérèse Evette dans Le Monde : « L’open space est à la fois l’aménagement le plus prisé des manageurs et le plus contesté par les employés ».

Alors, l’open space : ami ou ennemi ? Dans cet article, on explore ses avantages, ses inconvénients et des astuces pour y travailler plus efficacement.

Pourquoi l’open space est aussi populaire ?

L’origine de l’open space

L’open space est né dans les années 1950 en Allemagne, à une époque où les bureaux étaient complètement cloisonnés. À l’origine, il s’agissait de donner un aspect plus esthétique aux espaces de travail en les ouvrant et en repensant la disposition des postes.

Mais c’est dans les années 1980, notamment aux États-Unis, que l’open space gagne en crédibilité, en particulier dans les secteurs des assurances et des banques. L’objectif ? Rassembler davantage de salariés dans un même lieu pour réduire les coûts de loyer, même si cela impliquait parfois de les “entasser”.

En France, l’open space a mis plus de temps à s’imposer, mais aujourd’hui, il est presque aussi populaire que les bureaux individuels.

Les avantages de l’open space

Comme mentionné en introduction, l’open space présente des avantages clairs en matière de coût. Il optimise l’espace disponible, le rend plus flexible et modulable, et permet de réaliser des économies importantes. Mais l’open space ne s’arrête pas là ! Il offre aussi deux grands bénéfices pour les collaborateurs eux-mêmes :

• Il favorise la communication et l’échange d’informations : les équipes travaillent côte à côte, ce qui permet des échanges spontanés et fluides plus facilement.
• Il améliore la cohésion d’équipe : en réduisant les barrières physiques, il encourages les interactions et développe les liens entre collèges, créant une atmosphère de travail plus collective.

Les inconvénients de l’open space

Si le travail en open space est tant décrié en France, c’est bien parce qu’il présente aussi son lot de défauts. Certes, les économies réalisées grâce à cet aménagement sont intéressantes, mais elles ne font pas oublier les nombreux inconvénients qui reviennent fréquemment :

• Nuisances sonores : À force de décloisonner, on crée un environnement où les distractions sonores deviennent monnaie courante. Conversations, appels, bruits de claviers… le bruit ambiant peut rapidement gêner la concentration. D’ailleurs, nous avons dédié un article à ce problème et aux solutions pour y remédier.
• Manque d’intimité et de confidentialité : Passer un coup de fil au milieu de l’espace commun peut être gênant, et la confidentialité en pâtit. Ici encore, l’absence de cloisons a un impact direct sur le confort des collaborateurs.
• Manque de contrôle sur l’environnement de travail : Dans un espace partagé, difficile de personnaliser son environnement. Cette petite touche qui rend l’espace personnel et familier peut parfois manquer, rendant l’appropriation de l’espace plus compliquée.
• Baisse de créativité : Paradoxalement, alors que l’open space visait initialement à offrir un cadre plus agréable, il peut vite devenir monotone. Un espace sans relief ni éléments captivants peut freiner la créativité et rendre l’environnement de travail lassant.

Nos 8 conseils pour mieux travailler en open space

C’est vrai, l’open space a ses défauts, mais tout le monde n’a pas la possibilité de repenser radicalement l’aménagement de ses bureaux. Parfois, il faut faire avec ce que l’on a. De plus, les inconvénients de l’open space ne sont pas forcément inévitables : avec quelques ajustements, on peut les anticiper et même trouver des solutions pour les minimiser. Voici donc notre guide de survie pour mieux vivre et travailler en open space !

Créer des espaces dédiés aux échanges

Dans l’open space, les nuisances sonores proviennent souvent de courts échanges entre collègues, qui n’ont nulle part ailleurs pour discuter rapidement. Résultat : chaque conversation devient une source de distraction pour ceux qui essaient de se concentrer. Une solution simple et efficace consiste à créer des espaces dédiés aux échanges. Que ce soit un espace collaboratif ou un coin informel, ces zones permettent de canaliser les interactions sans perturber l’ensemble de l’open space. À vous de choisir ce qui conviendra le mieux à votre entreprise et à vos équipes !

Installer une phone box

Les phone box sont l’alternative parfaite aux salles de réunion traditionnelles ! Plus petites et modulables, elles répondent aux besoins de confidentialité et de tranquillité, sans monopoliser d’espace. Que ce soit pour une personne, deux, ou même quatre, il existe une phone box adaptée à chaque usage. En plus, elles sont facilement déplaçables et peuvent être personnalisées aux couleurs de votre entreprise, apportant une touche design à l’open space.

Utiliser des cloisons

Cela peut sembler paradoxal, mais pour améliorer l’open space, ajouter des cloisons peut s’avérer essentiel. Créés pour décloisonner les bureaux, les open spaces ont parfois besoin de trouver le juste milieu pour offrir un espace où les échanges sont favorisés sans que le niveau sonore ne devienne un obstacle à la concentration.

Pour cela, vous pouvez installer des cloisons sur vos benchs ou entre les postes de travail. Il existe de nombreuses options design qui s’intègrent harmonieusement à votre espace. Et pourquoi ne pas opter pour des solutions acoustiques originales comme des cloisons végétales ? En plus de réduire le bruit, elles apportent une touche de verdure, idéale pour un cadre de travail apaisant et efficace.

Mettre en place des outils de communication

Des outils de communication bien organisés et efficaces peuvent jouer un rôle clé dans la gestion des interactions en open space. L’objectif n’est pas de remplacer totalement les échanges spontanés, mais d’offrir des alternatives pour ceux qui n’ont pas besoin d’être faits en personne. Un chat d’équipe, des plateformes de messagerie instantanée ou des outils collaboratifs en ligne permettent de centraliser les échanges et de limiter les interruptions en face-à-face.

Organiser les cycles de travail

Le deep work est une méthode redoutablement efficace pour avancer sur des tâches complexes. En se plongeant pleinement dans une activité, on gagne en productivité et en rapidité d’exécution. Mais en open space, être dérangé peut vite briser cette concentration si précieuse.

Pour y remédier, pourquoi ne pas instaurer des plages horaires de deep work générales au sein de votre open space ? En définissant des créneaux de travail concentré, où chacun sait qu’il doit limiter les interruptions, vous créez une dynamique propice à la productivité.

Prévoir un atelier pour améliorer l’open space

Qui mieux que ceux qui y travaillent au quotidien pour améliorer l’open space ? Organiser un atelier collaboratif avec les employés volontaires est une démarche à la fois inclusive et efficace. En donnant la parole à ceux qui connaissent le mieux l’espace, vous identifiez des axes d’amélioration concrets, adaptés aux besoins réels de l’équipe.

Echanger sur les difficultés rencontrées

Parfois, la solution la plus simple est aussi la plus efficace ! Pour réduire les nuisances sonores en open space, exprimez-vous. Une petite phrase bien placée pour signaler que vous êtes en pleine concentration peut faire des merveilles. L’idée n’est pas de brusquer vos collègues, mais d’exprimer gentiment vos besoins.

Bonus : Aménager de manière durable

Dernier conseil, mais loin d’être le moins important ! Pensez à aménager vos bureaux de manière durable. En plus de réduire l’impact environnemental de votre entreprise, c’est une façon de répondre aux attentes de vos collaborateurs engagés pour un monde plus responsable. Chez Fairspace, nous avons fait de la durabilité une priorité, en aménageant tous nos projets de manière 100% durable.

Travailler en open space, c’est un défi autant qu’une opportunité. Ce type d’aménagement est souvent critiqué, mais il offre aussi la possibilité de repenser notre manière de collaborer et de communiquer. Plutôt que de se contenter des configurations classiques, il s’agit d’adapter l’espace pour qu’il réponde aux besoins réels de chacun. L’open space peut devenir un lieu où l’efficacité et le bien-être coexistent. Alors, prêt à transformer votre open space en un environnement qui inspire et qui évolue avec vous ?

Source :

¹ Quels salariés exercent en open space ?