Qu’est-ce que le Desk Sharing ? Les étapes pour le mettre en place

La pandémie a bouleversé nos modes de travail, et il est évident que nos organisations ont dû s’adapter rapidement. Avant, le télétravail était plutôt l’exception, et les bureaux affichaient un taux d’occupation de 70%. Mais aujourd’hui, avec 2 à 3 jours de télétravail par semaine en moyenne, ce chiffre a chuté à 35%¹. Alors, pourquoi garder des bureaux attitrés quand 2 bureaux sur 3 reste vide ? Le flex office et ses variantes sont vite apparus comme des solutions logiques.

Dans cet article, on va explorer comment mettre en place le desk sharing de manière optimale, afin de répondre à ces nouveaux besoins sans sacrifier la productivité ni le bien-être des équipes.

Tout ce qu’il faut savoir sur le Desk Sharing

Définition du Desk Sharing

Si vous avez quelques notions d’anglais, vous vous doutez bien que le desk sharing désigne une organisation du travail où l’on partage les bureaux. Fini les postes de travail attitrés ! Au lieu que chaque employé ait son propre espace fixe, les bureaux sont utilisés en fonction des besoins. Le matin, chacun choisit une place libre, selon ses tâches du jour, voire son humeur.

Ce modèle casse les codes traditionnels du bureau fixe et s’adapte parfaitement aux nouvelles organisations hybrides, où tout le monde ne travaille pas au même endroit ou au même moment. Le desk sharing encourage ainsi la flexibilité et l’agilité, tout en optimisant l’espace disponible. Plus question de bureaux vides, c’est du gagnant-gagnant !

Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?

Le desk sharing a ses avantages : il permet d’optimiser l’espace de travail, en évitant les bureaux désertés plusieurs jours par semaine. C’est une belle manière de réduire les coûts liés aux espaces inutilisés. Cela peut aussi favoriser les échanges entre les équipes, en créant plus d’interactions spontanées.

Cependant, tout n’est pas parfait. Certains salariés peuvent ressentir un manque de stabilité, sans leur espace personnel. Il peut aussi être frustrant de chercher une place chaque matin, surtout si les zones sont mal gérées. Il est donc crucial de bien organiser cette pratique pour qu’elle soit vraiment efficace et appréciée de tous !

Qu’est-ce qui le rend spécial ?

Desk sharing, hot desking, flex desk, free seating… Autant de termes pour décrire des organisations où les postes de travail attitrés n’existent plus. Mais y a-t-il vraiment une différence entre eux ? Oui… et non.

Ces concepts sont tous des déclinaisons du flex office, avec des similitudes évidentes. Cependant, le desk sharing se distingue par une approche plus organisée et structurée. Là où le hot desking peut parfois sembler un peu plus libre, voire chaotique, le desk sharing impose une gestion plus rigoureuse. Ce n’est pas juste une question de “trouver une place”, mais de planifier les espaces pour maximiser l’efficacité tout en gardant une certaine flexibilité. On laisse donc moins de place au laissez-aller, tout en gardant l’essence même du bureau partagé.

Comment mettre en place le Desk Sharing dans son entreprise ?

Une pratique applicable à toutes les entreprises ?

On vous le dit direct, le desk sharing n’est pas pour tout le monde ! Contrairement à ce qu’on pourrait penser, ce n’est pas une question de taille d’entreprise. Des géants comme Airbnb, SNCF ou Axa l’ont adopté avec succès. En réalité, avec un peu d’organisation, n’importe quelle structure pourrait s’y lancer. Mais voilà le hic : il faut que la culture d’entreprise le permette.

Si vos collaborateurs n’adhèrent pas à l’idée ou ne sont pas suffisamment informés du fonctionnement, ça ne marchera tout simplement pas. Le desk sharing ne peut fonctionner que si tout le monde est prêt à jouer le jeu. Vous ne pouvez pas forcer ce type d’organisation dans un environnement où personne n’a envie d’y participer.

Les étapes pour mettre en place le Desk Sharing

Ces trois grandes étapes vous guideront pour implémenter le desk sharing dans votre entreprise sans accrocs :

Planifiez la mise en place

Avant de foncer tête baissée, prenez le temps de bien réfléchir à toutes les difficultés potentielles. Première étape : faites un état des lieux. Quel est le taux actuel d’occupation de vos bureaux, et qu’en sera-t-il dans un futur proche ? Personne ne veut se retrouver un jour sans place ! Envoyez aussi un questionnaire à vos collaborateurs pour identifier leurs craintes ou attentes face à ce nouveau mode d’organisation. Mieux vaut anticiper les blocages pour éviter les mauvaises surprises.

Organisez le desk sharing

Le secret, c’est une bonne organisation. Quelques règles simples suffisent pour que tout se passe bien :

• Uniformisez les postes de travail : Chaque bureau doit être configuré de la même manière, pour éviter que certains espaces deviennent plus populaires que d’autres.
• Adoptez une politique de clean desk : Chacun doit ranger son bureau en fin de journée. Personne n’a envie de trouver les affaires de quelqu’un d’autre en arrivant.
• Mettez en place des règles claires : Prévoyez un système de réservation ou d’attribution des places à l’avance, afin que personne ne soit lésé ou désavantagé à long terme.

Améliorez en continu votre organisation

Même si tout se passe bien, il y a toujours des marges de progression. Sollicitez régulièrement des retours d’expérience de vos collaborateurs pour identifier les points d’amélioration. Si vous avez une gouvernance partagée, organisez un groupe de travail pour qu’ils puissent eux-mêmes affiner ce processus. Après tout, ce sont eux qui vivent cette organisation au quotidien, ils sauront mieux que quiconque ce qui peut être optimisé !

Des pistes d’améliorations pour votre entreprise

Maintenant que vous avez bien saisi les enjeux du desk sharing et que tout est en place sans accroc, quelle est la prochaine étape ? Il y a toujours des pistes pour perfectionner cette organisation, et nous en avons identifié deux sur lesquels nous sommes experts chez Fairspace :

• Investissez dans du mobilier ergonomique : Le desk sharing ne peut vraiment fonctionner que si les postes de travail sont confortables. Un mobilier ergonomique est donc un atout indispensable dans vos bureaux. Il contribue directement au bien-être de vos collaborateurs et, sur le long terme, booste leur productivité. Rien n’est superflu quand il s’agit de bien travailler !
• N’oubliez pas les zones de collaboration : Pour éviter de perturber vos espaces de travail individuels, pensez à aménager des zones de collaboration. Des salles de réunion, des espaces de brainstorming ou même des zones de détente dédiées sont primordiales pour permettre aux équipes de se réunir sans gêner les autres.

Le desk sharing, c’est bien plus qu’une tendance, c’est un véritable choix stratégique pour redynamiser votre façon de travailler. Adopter ce modèle, c’est accepter de sortir des sentiers battus, de bousculer les habitudes et de créer un environnement où flexibilité et collaboration prennent tout leur sens. Mais attention, c’est aussi un pari : celui de faire confiance à vos équipes pour s’adapter et co-construire ce nouvel espace. Alors, prêt à transformer vos bureaux et à redéfinir votre entreprise ?

Source :

¹ Working from Home Around the Globe : 2023 Report