Clean Desk : Définition, avantages et mise en place

On est nombreux à être arrivés tôt (ou tard) au bureau, prêts à entamer la journée, pour se retrouver face à un espace de travail encombré ou, pire, pas vraiment propre… De quoi commencer la journée un peu agacé ! Heureusement, il existe une solution simple et efficace : le clean desk ! Le “clean desk“, ou bureau propre pour les non-bilingues, est une pratique qui consiste à laisser son bureau vide et propre à la fin de la journée, sans affaires personnelles ni piles de documents.

À première vue, cela semble assez simple, mais en réalité, le clean desk a ses subtilités pour une mise en place efficace. Bien mis en place, il peut même augmenter votre productivité et apporter d’autres effets positifs à vos collaborateurs. Curieux d’en savoir plus ? Dans cet article, on vous explique tout !

Le Clean Desk : Qu’est-ce que c’est ?

D’où vient le Clean desk ?

Avoir un bureau propre et bien rangé semble évident pour beaucoup, mais instaurer cette habitude quotidiennement en entreprise pour stimuler la productivité, cela remonte aux années 80. À l’origine, la pratique du clean desk visait à répondre aux politiques de sécurité de l’information, en particulier dans les environnements où les données étaient sensibles, comme les bureaux partagés. L’idée était simple : limiter les risques en assurant que rien de confidentiel ne reste visible ou accessible.

Par la suite, cette politique a pris de l’ampleur avec l’adoption de méthodes d’optimisation de la productivité, notamment le lean management et la méthode des 5S japonais. Ces approches prônent un espace de travail organisé, structuré et épuré pour maximiser l’efficacité.

Aujourd’hui, le clean desk s’est répandu bien au-delà de ces préoccupations initiales, devenant une pratique courante pour offrir un environnement de travail agréable et ordonné, jour après jour.

Avantages du Clean desk

Comme mentionné, le clean desk présente historiquement deux grands avantages : la sécurité des données et des affaires personnelles et la productivité. En effet, cette pratique permet de réduire les risques de vol d’objets personnels ou de documents sensibles, notamment dans les grandes entreprises. De plus, on évite que des informations confidentielles soient laissées à la vue de tous. Côté productivité, un espace de travail propre et épuré réduit les distractions visuelles et mentales, favorisant ainsi un environnement de travail plus serein où la concentration est optimisée.

Mais le clean desk offre aussi d’autres avantages pratiques :

• Amélioration de l’image professionnelle : Un bureau bien ordonné projette une image positive auprès des visiteurs, qu’il s’agisse de candidats potentiels, de partenaires ou de clients.
• Meilleure ambiance de travail : En cultivant l’ordre, on crée une atmosphère agréable pour tous. Un lieu propre et ordonné encourage les employés à s’investir davantage dans le soin de leur environnement.
• Facilite le flex office : Dans les environnements de travail flexibles, comme le flex office ou le hot desking, le clean desk est un atout. Il simplifie les rotations, optimise l’utilisation de l’espace, et permet à chacun de s’installer confortablement sans avoir à gérer l’encombrement d’autrui.

Inconvénients du Clean desk

Un espace de travail propre et bien rangé, c’est idéal… mais cela peut aussi avoir quelques inconvénients :

• Moins de personnalisation : Le clean desk rend plus difficile la personnalisation de son espace. Dans un lieu où tout doit être rangé chaque jour, il est plus compliqué d’exprimer sa touche personnelle, que ce soit des photos, des décorations ou d’autres éléments qui rendent l’espace plus familier.
• Perte de temps : Bien sûr, ranger chaque jour ne prend que quelques minutes, mais ces minutes, accumulées au fil du temps, peuvent être perçues comme une petite perte de productivité.
• Contrainte : Imposer la pratique du clean desk n’est pas forcément simple pour tout le monde. Il peut y avoir une période d’ajustement pour que chacun intègre ce réflexe quotidien, et certains collaborateurs peuvent y voir une contrainte de plus à respecter.

Les stratégies d’accompagnement du changement adossées aux projets d’aménagement peuvent aider les salariés à comprendre et adopter le clean desk.

En somme, un espace de travail propre et bien rangé a effectivement un coût, mais ce dernier reste minime en comparaison des nombreux avantages qu’apporte le clean desk.

Comment mettre en place le Clean Desk ?

Adaptez vos espaces de travail

Mettre en place le clean desk ne se fait pas en un claquement de doigt. Cela nécessite quelques ajustements dans l’aménagement de vos bureaux, mais inutile de tout réinventer ! De petits ajouts et ajustements ciblés suffisent pour optimiser votre espace de travail et le rendre plus propice au clean desk.

• Ajoutez des casiers pour vos collaborateurs : Pour que chacun n’ait pas à emporter toutes ses affaires personnelles chaque soir, des casiers individuels peuvent être installés. Cela simplifie le rangement quotidien et permet à chaque collaborateur de disposer d’un espace sécurisé pour ses affaires.
• Créez une signalétique claire : Indiquer où les objets sont rangés avec une signalétique bien visible permet de retrouver facilement ce que l’on cherche, limitant ainsi les pertes de temps à chercher certain matériel.
• Intégrez de la décoration : Pour pallier la perte de personnalisation que peut engendrer le clean desk, pensez à une décoration de bureau soignée. Des plantes, des tableaux ou des accessoires bien choisis donneront de la personnalité à l’espace commun et offriront un cadre agréable.

Impliquez vos collaborateurs

Informer et impliquer vos collaborateurs est essentiel pour garantir une transition douce et efficace vers le clean desk. Expliquez-leur à l’avance pourquoi cette pratique est mise en place et les bénéfices qu’elle peut apporter, tant pour eux que pour l’entreprise. Pour aller plus loin, créez un groupe de travail dédié, où chacun peut participer activement à la mise en place du clean desk. Dans le cadre d’une gouvernance partagée, cette approche donne aux collaborateurs un rôle dans les décisions, renforçant ainsi leur engagement.

Pour une transition fluide, vous pouvez introduire le clean desk progressivement. Par exemple, commencez avec un “mercredi clean desk“, un jour spécifique où chacun aura cette nouvelle pratique en tête. Petit à petit, vous pourrez l’étendre sur toute la semaine, facilitant ainsi l’adoption par tous et évitant les changements brusques.

Maintenant que vous savez tout sur le clean desk, prêt à le mettre en place dans vos bureaux ? Faites le premier pas vers un espace de travail plus organisé et productif !