Flex Office : Les pièges à éviter

Avant la pandémie, le flex office concernait seulement 8 % des salariés. Aujourd’hui, on atteint les 26 %, et dans deux ans, on estime que 40 % des salariés pratiqueront ce mode de travail¹. C’est devenu un incontournable, surtout dans les start-ups et les grandes entreprises en quête de flexibilité.

Mais attention, tout n’est pas si simple. Selon une étude, plus de la moitié des salariés se disent prêts à sacrifier un jour de télétravail juste pour avoir un bureau attitré² ! Un signe que, mal implanté, le flex office pourrait devenir une bombe à retardement. Alors, comment l’introduire efficacement pour en faire un atout plutôt qu’un problème ? C’est ce qu’on va explorer dans cet article.

Tout ce qu’il faut savoir sur le Flex Office

Avant de chercher à optimiser cette nouvelle approche du travail, il est essentiel de bien comprendre les enjeux de cette organisation du travail. Plus qu’une simple question de postes non attribués, le flex office bouleverse les habitudes des salariés et redéfinit complètement les espaces de travail.

En quoi ça consiste ?

Le flex office, c’est une nouvelle manière d’envisager l’organisation du lieu de travail. Contrairement au modèle traditionnel où chaque salarié a un bureau fixe, ici, plus de poste attitré ! Les collaborateurs choisissent chaque jour où s’installer, que ce soit dans un open space, un espace détente ou une salle de réunion. En d’autres termes, il repose sur des postes de travail partagés et une grande flexibilité dans l’utilisation des espaces de travail.

L’objectif ? S’adapter aux besoins du moment et encourager la mobilité. Vous avez un projet qui demande de la concentration ? Vous pouvez opter pour un bureau individuel pour la journée. Besoin de brainstormer avec une équipe ? Installez-vous dans un coin collaboratif.

Avec la montée du télétravail, le flex office prend encore plus de sens, car de nombreux salariés ne sont plus au bureau tous les jours. La mise en place de cette organisation permet ainsi une gestion plus efficace des espaces, sans l’inconvénient du bureau assigné, tout en s’adaptant aux nouvelles façons de travailler.

Les avantages du Flex Office

Le flex office ne s’est pas imposé par hasard, il présente de nombreux atouts qui séduisent entreprises et salariés :

• Optimisation des surfaces de bureau : La pandémie a mis en avant ce modèle, car il permet de réduire la surface de bureaux nécessaire. Quand on sait que les loyers à Paris dépassent souvent 500 € par m², cette réduction de surface aide vraiment à faire des économies considérables.
• Création de liens entre collaborateurs : Il favorise la cohésion d’équipe en permettant aux collaborateurs de ne plus être placés à côté des mêmes personnes toute l’année. Cela crée des synergies et encourage des échanges plus spontanés entre les différentes équipes.
• Agilité et autonomie : Le flex office stimule la créativité et la productivité en offrant un changement de cadre régulier. Travailler dans des environnements variés, surtout s’ils sont inspirants, permet de casser la routine et d’apporter un souffle nouveau à vos journées de travail.

Les inconvénients du Flex Office

Évidemment, le flex office a des avantages, et ce n’est pas pour rien qu’il est devenu si populaire ces dernières années. Mais si tant de personnes se disent prêtes à sacrifier un jour de télétravail pour avoir un bureau attitré, c’est bien parce que cette organisation présente aussi des inconvénients :

• Perte de collectif : Trop d’autonomie peut nuire à l’autonomie ! À force de devenir de plus en plus indépendants et flexibles, il y a un risque de voir la cohésion d’équipe se dissoudre. Un manque de contact régulier peut déshumaniser l’entreprise et réduire l’attachement des collaborateurs, souvent lié à un espace physique partagé.
• Besoin d’intimité : S’il est mal appliqué, il devient difficile de s’isoler. Les collaborateurs se retrouvent souvent dérangés par les discussions et les échanges qui ont lieu dans l’open space. Trouver un espace tranquille pour passer un appel ou avoir une courte conversation peut vite devenir un casse-tête.
• Mauvaise organisation : Le flex office mal organisé peut rapidement virer au chaos. Manque de rangements, pénurie de places de travail, ou encore des espaces en désordre, les problèmes logistiques peuvent s’accumuler et ralentir la productivité de toute l’entreprise.

Comment faire fonctionner le Flex Office ?

On vient de voir que le flex office offre des avantages indéniables, mais attention, ses inconvénients peuvent rapidement prendre le dessus s’il est mal mis en place. Ce n’est pas un mode d’organisation à adopter à la légère ! Il doit être pensé et structuré pour être réellement efficace. Il ne s’agit pas simplement de supprimer les bureaux attitrés, mais de créer un environnement qui favorise à la fois la collaboration, l’autonomie et le bien-être des équipes.

On va vous montrer comment éviter tous les problèmes grâce à ces deux approches clés !

Un aménagement approprié

Bien aménager vos bureaux en tenant compte du flex office est la moitié du chemin pour garantir son bon fonctionnement. En effet, la plupart des problèmes, qu’il s’agisse de rangement ou d’acoustique, découlent directement de la manière dont votre espace de travail est agencé.

Tout d’abord, il est essentiel de distinguer clairement les espaces de travail individuels et collectifs. Vous pouvez faire des économies de surface sur les zones de travail individuelles où le flex office joue parfaitement son rôle. Cependant, les espaces de réunion, eux, sont incontournables. Ils permettent d’éviter que des discussions bruyantes ne perturbent l’open space et créent des nuisances sonores excessives.

De plus, même si l’on cherche à optimiser l’espace, il ne faut surtout pas négliger l’ergonomie. Un aménagement efficace doit aussi être confortable et pratique pour les employés, car une bonne posture et un environnement bien pensé favorisent la productivité.

Enfin, un point crucial : les rangements. C’est la pierre angulaire du flex office. Même si les bureaux sont partagés, chaque employé doit disposer d’un endroit pour stocker ses affaires au quotidien. Sans cela, le bureau peut vite devenir un véritable chaos, et l’organisation perdrait toute efficacité.

Le petit bonus : si vous avez du mal à imaginer votre espace et à l’adapter pour le flex office, pas de panique ! Vous pouvez vous tourner vers des experts comme Fairspace. Chez nous, chaque projet est pensé avec soin, en prenant en compte les contraintes et les enjeux spécifiques pour créer des espaces optimisés et agréables à vivre !

Avoir une culture d’entreprise adaptée

Le flex office ne doit pas être une solution rigide imposée à toutes les entreprises de la même manière. En réalité, il existe autant de façons de l’adapter qu’il y a d’entreprises qui l’ont adopté. Il s’agit de trouver comment faire évoluer ce mode d’organisation pour qu’il s’intègre à votre culture d’entreprise, et non de changer complètement votre organisation ou votre management pour l’accommoder.

Prenez le temps d’évaluer vos besoins et les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le flex office. Cela vous permettra d’évaluer son efficacité à terme et de faire les ajustements nécessaires. Comme son nom l’indique, ce modèle est avant tout flexible, alors n’hésitez pas à le faire évoluer en fonction des résultats et des retours des équipes.

Impliquer les employés dans cette démarche est également une clé pour réussir. Après tout, ce sont eux les premiers concernés ! Vous pouvez par exemple mettre en place des groupes de travail ponctuels pour réfléchir aux meilleures façons d’adopter ce mode de travail dans votre entreprise. Cette approche participative facilitera l’adoption du flex office tout en garantissant qu’il répond aux attentes de tous.

Le Flex Office peut être un atout puissant s’il est bien pensé. Avec un aménagement intelligent et une organisation adaptée à votre culture d’entreprise, il favorise à la fois la productivité et la cohésion. Cependant, mal implémenté, il peut vite devenir un frein. En ajustant vos espaces de travail et en impliquant vos équipes, vous pouvez créer un environnement flexible et efficace, propice à la collaboration.

Sources :

¹ Le flex-office : une réponse aux enjeux de son temps ?

² L’ère du travail hybride