5 astuces pour votre projet d’aménagement de salle de réunion

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, les open spaces, le flex office, et le travail hybride sont très répandus. Les bureaux deviennent un endroit de collaboration et de reflet de la culture d’entreprise.

Les salles de réunion deviennent alors de plus en plus importantes dans les bureaux. Cependant, il peut être difficile de trouver suffisamment d’espace dans des locaux limités. Nous vous donnons cinq astuces afin d’optimiser vos salles de réunion !

Pour commencer, prenez le temps de faire un inventaire de tous les espaces dont vous disposez. Parfois, nous avons tendance à négliger des salles sous-utilisées par habitude. En listant toutes les possibilités qui s’offrent à vous, vous pourriez bien redécouvrir des espaces oubliés avant d’entamer votre projet d’aménagement. N’hésitez pas à effectuer un peu de rangement pour optimiser leur usage et en faire le lieu idéal pour des réunions.

Afin de maximiser l’utilisation des salles de réunion, il est essentiel de connaître les modes de travail de vos collaborateurs.

Quels types de réunions organisent-ils le plus fréquemment ? En face-à-face, en équipe ou en petits groupes ? Quels sont les problèmes récurrents qu’ils rencontrent ? Les salles sont-elles en nombre insuffisant, trop grandes ou trop petites ?

Comprendre les besoins de vos collaborateurs est essentiel, car ceci peut améliorer l’organisation du travail et la qualité de vie au travail.

Vous avez une vision claire des besoins de vos collaborateurs et de tous les espaces disponibles ? Il est temps de penser à l’aménagement de bureau. Pour optimiser l’utilisation de vos salles, optez pour un mobilier de bureau flexible.

Vous avez principalement besoin de salles pour des petits groupes et occasionnellement pour des réunions de travail plus importantes ? Envisagez des tables extensibles et des tabourets d’appoint.

Certaines de vos salles sont trop grandes par rapport à leur utilisation ? Pensez à utiliser des cloisons amovibles ou réutilisables pour les diviser.

Vous constatez que de nombreuses salles sont occupées pour des visioconférences ou des appels ? Installez des cabines acoustiques pour libérer les salles tout en offrant des espaces calmes pour les appels.

N’oubliez pas de doter vos salles de tous les accessoires nécessaires à une collaboration efficace. Des équipements audio-visuels, des projecteurs (avec les prises correspondantes), ainsi que des éléments simples comme des tableaux blancs et des marqueurs.

En plus de répondre aux besoins prioritaires de vos salles de réunion, pensez à optimiser l’utilisation des espaces en les adaptant à différents usages selon les horaires.

Par exemple, une salle de réunion peut se transformer en espace de repas à midi, et une salle de conférence peut être utilisée pour un événement d’entreprise après les heures de travail. En exploitant la polyvalence de vos espaces, vous maximisez leur utilisation et offrez des options variées à votre équipe.

Enfin, rien de tel qu’un système de réservation pour les salles de réunion afin d’éviter de perdre du temps à chercher une salle disponible. Vous pouvez opter pour un système de réservation spécifique pour les salles de réunion, ou simplement utiliser un agenda partagé au sein de l’équipe. Plus besoin de courir d’une salle à l’autre, un simple coup d’œil à votre agenda vous permettra de savoir si une salle est libre. Cela facilite également la planification des réunions en fonction des disponibilités de vos invités et des salles.

En suivant ces astuces incontournables, vous serez en mesure d’optimiser vos salles de réunion pour une productivité maximale dans vos locaux. Faites preuve de créativité, écoutez les besoins de vos collaborateurs, choisissez un mobilier adapté et mettez en place un système de réservation efficace.

Crédits photo : Sébastien Tardieu pour Fairspace