Nos conseils pour un bon déménagement d’entreprise !
Pas toujours simple de déménager les locaux de son entreprise … Par où commencer ? Est-on sûr que l’on a rien oublier à gérer ? Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider à gérer ce déménagement sans stress (ou presque 😉 ).
L’anticipation et l’organisation forment les deux règles d’or du déménagement en entreprise, l’outil indispensable sera donc une fabuleuse to-do list que vous allez déja pouvoir compléter avec les éléments ci-dessous !
Prêt ? Nous pouvons alors commencer, un déménagement n’est pas à prendre à la légère peu importe la taille de vos locaux !
1. Anticipation administrative pour son déménagement d'entreprise
En amont, renseignez-vous sur la « paperasse » ! Et oui, on l’oublie souvent, mais un déménagement d’entreprise n’est pas qu’un projet logistique ! Il est possible que vous ayez à changer votre SIRET, que vous deviez déclarer un nouvel établissement auprès des différents services concernés et notamment par exemple l’URSSAF ! N’oubliez pas non plus d’anticiper le plus basique : la redirection du courrier 😉
D’autres sujets papiers peuvent être également abordés selon les cas : la préparation de l’état des lieux, les sujets d’assurance ou encore les aides éventuelles si vous quittez ou arrivez dans un territoire vous permettant de bénéficier de crédit d’impôts ou de subventions.
Enfin, les actions d’ordre pratique ne seront pas à oublier pour bien démarrer au sein des nouveaux locaux : déménager son abonnement électrique, migrer son contrat fibre …
2. Gestion logistique du déménagement de ses locaux
Ensuite, assurez-vous d’avoir toutes les (bonnes) informations nécessaires au bon déroulement de votre déménagement.
Voici des exemples non-exhaustifs pour le bon déroulement de votre déménagement :
- Estimez le volume de votre déménagement et la quantité de cartons adéquate, faites un inventaire et surtout notez de quoi il s’agit sur vos cartons et la localisation cible !
- Etudiez la durée du trajet et définissez le meilleur jour et horaire pour déménager vos locaux en fonction de votre activité mais aussi du trafic et des éventuels évènements (marché …)
- Vérifiez sur les lieux de départ et d’arrivée l’espace pour décharger selon la taille du/des camions nécessaires. Il est possible que vous ayez besoin de faire une déclaration préalable à la Mairie si vous occupez l’espace public le temps du déménagement.
- N’oubliez pas non plus d’anticiper les accès : portes, ascenseurs … Il est possible que certains de vos meubles puissent quitter vos anciens bureaux, mais ne rentrent pas dans les nouveaux ! Il est donc préférable de le savoir pour anticiper des démontages éventuels ou préparer sa revente ou son don auprès d’associations ! #economiecirculaire
3. Nettoyage de printemps
Si vous ne souhaitez pas déménager l’ensemble de votre mobilier vous pouvez échanger avec les futurs locataires pour leur proposer de les reprendre ! Cela vous évitera de gérer la logistique de ces éléments inutiles pour vous et permettra de leur donner une seconde vie sans effort ! Bonus, vous pourrez également faire un petit gain financier utile pour votre aménagement à venir.
Un déménagement d’entreprise, c’est aussi l’occasion de trier plein de choses et de ranger ses papiers. Alors faites de la place et ne lésinez pas sur les dons et le tri. Serait-ce l’heure de faire une cleaning week ?
Vous êtes fin prêt pour vous lancer dans votre déménagement, n’hésitez pas à demander de l’aide à vos collaborateurs pour chaque étape, cela permet de les impliquer dans la vie de l’entreprise !
PS : dernier petit conseil, n’hésitez pas à vous faire accompagner !
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Léna
Chargée de communication & marketing. Engagée dans la préservation de notre planète.
