5 astuces pour réussir son déménagement d’entreprise

Le déménagement de l’entreprise fait partie intégrante de son cycle de vie, que ce soit lors de phase de croissance ou bien plutôt lors d’événements externes (fin de bail, etc). S’il n’est pas bien préparé il peut être mal vécu, car également souvent confié à des collaborateurs dont ce n’est pas une attribution de base.

Vous trouverez dans cet article 5 erreurs souvent commises par les entreprises qui déménagent, que nous avons pu observer sur le terrain lors de nos accompagnement d’aménagements.

Le planning dans un déménagement, c’est le nerf de la guerre. Les questions indispensables à se poser lors de la phase de planification : date de fin de bail exacte, prise d’effet du nouveau bail et date d’emménagement possible.

La prise en compte d’une éventuelle phase de travaux peut aussi conditionner de nombreux paramètres lors d’un déménagement. Un planning de déménagement va permettre la coordination de tous les intervenants, et va permettre d’éviter que l’entreprise ne se retrouve sans locaux pendant quelques temps (et ça arrive parfois !)

La plupart des déménagements d’entreprises sont réalisés dans un périmètre proche des anciens locaux, parfois dans la même rue ! Même si l’entreprise reste dans la même zone géographique, l’impact sur les collaborateurs n’est pas à négliger. En effet, perte de repères, difficulté à se projeter dans les nouveaux locaux, etc. Cela peut venir faire voler en éclat un équilibre installé dans l’entreprise depuis des années.

Considérez le déménagement comme un véritable projet à part entière, en invitant les collaborateurs à participer :

• Éveillez la curiosité des collaborateurs et leur intérêt avec un discours sympathique pour leur annoncer la nouvelle. Profitez-en pour leur montrer des photos des futurs locaux pour les aider à se projeter. Ou mieux : organisez une visite des lieux en avant-première.
• Laissez vos collaborateurs organiser la fête de départ. Proposez à vos équipes de se charger de l’organisation de la soirée et de soumettre leurs idées pour un départ en beauté. Traiteur, boissons, invités, animations… à eux d’être force de proposition !
• Appuyez-vous sur les compétences et atouts de chacun. Créez une équipe pour la gestion de projet avec un chef de projet à sa tête pour prendre en charge le déménagement. Tâches à réaliser, objectifs du projet… tout le monde a son rôle à jouer.
• Pensez votre déménagement comme un jeu. Créez des équipes et lancez leur des défis spécifiques à chaque étape, comme par exemple trier les affaires accumulées. Pensez à récompenser l’équipe gagnante avec une bouteille de vin, une carte cadeau ou autre.
• Impliquez les collaborateurs dans le choix de la déco des futurs locaux. Peintures, meubles, plantes, objets décoratifs… laissez libre cours à leur imagination.

Un déménagement d’entreprise, ça peut coûter cher. Et selon les Echos, il faut en moyenne 2,5 ans pour l’amortir. Partir en tête de faire le plus d’économies possible peut être contre productif et même coûter plus cher au final : faire le choix de mauvais partenaires, passer du temps à coordonner plus d’acteurs car morceler avait permis de faire quelques économies au départ du projet…

C’est le même piège en équipant ses nouveaux locaux avec du mobilier le moins cher possible, sans avoir fait une démarche de conception sur le nouvel espace par exemple. Payer les bons acteurs fait gagner du temps, en qualité et donc au final souvent faire des économies.

Faire des choix conditionnés à une date d’entrée dans les locaux peut conduire à des choix hâtifs. Cette méthode peut permettre de tenir les délais mais le résultat final risque de ne pas être aligné avec la philosophie du projet initial. Parfois, il vaut mieux accepter une semaine de décalage pour créer un espace aligné avec les valeurs et la culture de l’entreprise, plutôt que de le meubler coûte que coûte pour gagner quelques jours. On retombe sur le point 2, cela peut être très déceptif pour des collaborateurs qui attendent avec impatience l’entrée dans les nouveaux locaux.

Il peut également être utile de savoir répondre à la question : « quelles transformations souhaitons nous apporter aux locaux ? »

L’étape indispensable, peu importe l’effectif de l’entreprise, c’est L’INVENTAIRE ! Cela permet d’évacuer en amont du déménagement ce qui ne sera pas utile pour ne pas avoir à les transférer : carton = €, et donc de faire des économies. Cela permet aussi de savoir ce que vous avez comme mobilier et surtout, son état : il n’est pas nécessaire (et on se bat pour au quotidien) de tout racheter ! Le réemploi de l’existant est la démarche la plus durable que l’on puisse mener dans un nouvel aménagement et ça permettra aussi de faire des économies pour se faire plaisir sur de nouveaux espaces.

Le déménagement d’une entreprise fait donc partie intégrante de son existence et aura surement lieu, tôt ou tard. Mieux vaut l’anticiper, le préparer et avoir connaissance de quelques facteurs clés qui en feront un succès : comme souvent, c’est un équilibre entre bon sens, préparation et implication en interne et à l’externe avec les prestataires.