L’espace de travail collaboratif idéal : mythe ou réalité ?

L’espace collaboratif historique ! Que ce soit pour les réunions hebdomadaires, les réunions ponctuelles, les visio-conférences ou encore les assemblées générales, la salle de réunion accueille de nombreux événements d’entreprise. Il est donc essentiel de bien l’aménager pour qu’elle réponde aux besoins de chacun.

Une ambiance propice à la concentration tout en restant conviviale est à privilégier : vous pouvez miser par exemple sur un style épuré et sobre tout en y ajoutant des touches de couleurs pour apporter de la gaieté et des plantes pour le côté chaleureux. Si vous avez plusieurs salles de réunion, pensez à les décorer différemment pour que chacun puisse s’y retrouver.

La table de réunion doit être spacieuse et fonctionnelle (passe-câbles ou prises intégrées). Il est important aussi de penser aux équipements nécessaires aux collaborateurs : projecteurs, tableaux Velléda, équipements audio… Les réunions pouvant durer longtemps (et souvent plus longtemps que prévu !), les fauteuils de réunion représentent un choix essentiel : ils doivent être peu encombrants et surtout confortables.

La salle de réunion est utilisée pour un point hebdo prévu, une réunion programmée ou un point improvisé de 30 minutes : il faut donc penser à un outil/moyen afin de pouvoir la réserver et éviter les bouchons !

La bulle de réunion est un espace collaboratif non réservable, idéal pour des points rapides et souvent imprévus. Elle est adaptée aux réunions en petit comité (jusqu’à 4/5 personnes) ou en visio-conférence. Située dans des zones accessibles : couloir, salle de coworking, open-space ; penser son acoustique permet de ne pas gêner les collaborateurs qui travaillent autour. Il existe pour cela plusieurs solutions lorsque que le cloisonnement n’est pas suffisant : choisir du mobilier avec des matériaux aux propriétés d’insonorisation ou tout simplement installer des parois acoustiques. Les plantes permettent aussi d’atténuer le bruit.

Aussi, le mobilier doit être choisi pour être dynamique : ici on ne privilégie pas le confort mais plutôt la légèreté et la maniabilité. On mise alors sur des tabourets ou des bancs plutôt que des fauteuils. L’objectif est que l’espace soit modulable tout en restant fonctionnel.

Les cabines acoustiques remplissent le même rôle que les bulles de réunion : on peut y organiser des réunions courtes et en petit comité. L’avantage ici est que l’isolation acoustique et la mobilité y sont totales : vous pouvez donc facilement les intégrer à des espaces bruyants ou au contraire très calmes où les échanges gêneraient les autres collaborateurs. Les box étant mobiles, vous gagnez en flexibilité pour vous adapter aux besoins évolutifs de vos équipes !

L’importance est de choisir la taille adaptée aux besoins de l’entreprise :

• La cabine acoustique individuelle permet de réaliser des visio-conférences seul et peut donc aussi servir de bulle de concentration
• Les cabines acoustiques double et quadruple permettent de pallier un manque de salle de réunion

Différents design existent pour s’intégrer au mieux à vos espaces tant au niveau de la forme que des couleurs. Quant au budget, celui-ci est plutôt conséquent mais voici deux conseils pour préserver votre trésorerie : le leasing (ou location longue durée) et le réemploi (les produits sont moins chers qu’achetés neufs et c’est une solution plus durable !).

La salle de créativité permet de brainstormer et de développer de nouvelles idées au sein de votre entreprise sous forme d’échanges ludiques. Il est donc important que chacun s’y sente bien.

Pour cela, on peut miser sur différents types de mobilier : des fauteuils, des canapés, des tabourets, des beanbags … L’essentiel est que le tout soit modulable afin de pouvoir, par exemple, diviser la pièce en sous-espaces. Les roulettes sous les chaises ou même sous les tables vous permettent de déplacer le mobilier selon vos envies. Les meubles doivent être légers et peu encombrants pour pouvoir circuler librement dans la pièce.

Afin de pouvoir noter et structurer toutes les idées, vous pouvez garder un mur blanc pour y poser des post-it ou pour y accrocher un tableau Velléda. Enfin, en termes de couleurs, privilégier les couleurs vives permettrait de stimuler la créativité : le orange, le vert ou le jaune sont donc les bienvenus !

L’agora est un espace collaboratif qui remplit de nombreuses fonctions : salle de conférence, salle de réflexion participative, salle de discussion collective, salle de réception… Elle doit donc être pensée pour tous ces besoins.

La dimension des gradins doit être assez grande pour pouvoir être assis correctement et l’ajout de coussins permet d’améliorer le confort de l’espace. L’acoustique est un élément important, car d’une part, il faut pouvoir entendre et être entendu facilement et d’autre part, l’agora ne doit pas gêner les autres collaborateurs qui occupent les espaces voisins. Pensez à végétaliser l’espace et à utiliser des matériaux insonorisants, l’idéal étant que l’agora soit située dans un endroit calme et peu bruyant et si possible excentré du reste des bureaux.

Les points imprévus ou tout simplement les conversations entre collaborateurs peuvent avoir lieu dans de nombreux espaces : salle de restauration, salle d’accueil, salle de détente…

Installer du mobilier adapté permet donc de faciliter ces échanges. Dans chacun de ces espaces, installer une table d’appoint peut permettre de poser son ordinateur et prendre quelques notes. Dans une même pièce, vous pouvez créer plusieurs espaces collaboratifs avec différentes ambiances grâce à du mobilier (de grandes étagères par exemple) ou des séparateurs acoustiques. Cela permet aussi de garder les échanges discrets et de ne pas gêner les autres.

Pour ces espaces collaboratifs dédiés aux échanges informels, n’hésitez pas à les décorer et à les végétaliser pour inciter les collaborateurs à les investir !

Les espaces collaboratifs sont nombreux et permettent de répondre à de multiples besoins. De plus, il encouragent les collaborateurs à se déplacer et à changer d’espaces ce qui est préconisé pour une meilleure santé au travail.

Enfin, cela favorise la collaboration, l’entraide et le travail d’équipe et apporte une dynamique de groupe positive. Alors n’hésitez pas à créer des espaces collaboratifs dans vos bureaux, même avec des petits budgets et peu d’espaces, il est possible de créer des lieux agréables, pratiques et surtout très utiles !